Activités principales :
1 - Assurer l’accueil physique et téléphonique :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des notes synthétiques ;
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
2- Missions de secrétariat :
- Gérer la communication électronique (boîte mail) ;
- Rédiger les arrêtés municipaux (travaux, circulation, manifestations) ;
- Saisir des documents divers ;
- Affranchir le courrier ;
- Tenir le registre des arrêtés de la voirie, tonnage ….. ;
- Réaliser des photocopies pour les administrés et les services ;
- Enregistrer et distribuer les cartes d’accès à la déchetterie ;
- Etablir les autorisations : tonnage, Emploi du Feu, débroussaillage ;
- Tenir à jour le planning de la salle du conseil municipal ;
- Inscrire les usagers aux manifestations et réceptionner les chèques de participation aux manifestations ;
- Réceptionner les chèques de la cantine, de l’ALSH en qualité de mandataire ;
- Organiser et suivre le classement et de l’archivage des dossiers.
3- Missions d’Etat Civil :
- Accompagner les administrés à la réalisation des CNI, Passeport etc. ;
- Etablir attestation d’accueil pour les étrangers ;
- Etablir des déclarations de concubinage ;
- Légaliser les signatures ;
- Réceptionner les demandes d’inscriptions aux listes électorales ;
- Distribuer les cartes de transports scolaires.
4 – Missions relatives à la communication :
- Mettre à jour les affichages d’informations et des documents présentés au public (y compris panneaux lumineux) ;
- Suivre et réactualiser les informations du site Internet de la ville.
5 - Missions du CCAS
- Gestion de demande d'aides sociales ;
- Régie sophrologie ;
- Bons alimentaires ;
- Participation crèche ;
- Aide au Permis de conduire.
Savoirs :
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : naissance, mariage, dossier carte grise,
- Connaître les techniques de rédaction administrative ;
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante ;
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires ;
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Maîtriser parfaitement les techniques d’accueil ;
- Capacité à accueillir le public, à écouter et à traiter les demandes ;
- Capacité à anticiper et à analyser un besoin ;
- Savoir prendre des notes et les retranscrire ;
- Capacité à communiquer et à transmettre des informations de manière claire et pertinente ;
- Capacité à hiérarchiser les actions en fonction de leur urgence et à prévenir et alerter l’autorité d’un dysfonctionnement ;
- Capacité à formuler des propositions dans le cadre de ses activités ;
- Capacité à appliquer la réglementation ;
- Maîtriser l’outil informatique ;
- Travailler en équipe et en coopération.
Savoir-être :
- Sens du travail en équipe ;
- Dynamisme, réactivité, autonomie et esprit d’initiative ;
- Sens de l’organisation et de la communication ;
- Envie de s’investir dans le service public, d’accroître et de diversifier ses connaissances ;
- Faculté d’adaptation à tout type de situation ;
- Rigueur des procédures et des délais ;
- Intégrité, discrétion, sens de la confidentialité ;
- Neutralité.
Sous l’autorité de Monsieur le Maire et de la Directrice Général des services, l'agent prend en charge l'accueil et l'orientation du public. Il représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il participe à des tâches polyvalentes pour le service de l’Etat Civil, de la Vie Scolaire et de la Communication. Il a la gestion du CCAS.