Postée il y a 24 heures
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 200 collaborateurs située à PARIS, accès Arc de Triomphe, un(e)Assistant.e de Direction H/F, dans le cadre d'une mission d'intérim de 6 mois (CDIsable).
L'Assistante de Direction est responsable d'un large éventail de tâches de soutien administratif sous la responsabilité du Directeur Général Régional du Cluster France Belgique-Luxembourg (FBL) et du Directeur Général France.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Planifier et tenir à jour le calendrier et les tâches récurrentes des dirigeants, organiser les rendez-vous, organiser et définir les ordres du jour et les points d'action pour toutes leurs réunions
· Gérer les itinéraires de voyage, réserver le transport et l'hébergement selon les besoins aves les systèmes de la société
· Agir en tant que « responsable de suivi » au sein de l'équipe de direction pour garantir qu'un large éventail d'actions convenues sont exécutées
· Rédiger des notes, des courriels, des présentations et des rapports ; diffuser et classer les informations de manière efficace
· Coordonner les visites des dirigeants, y compris prendre des appels, répondre aux courriels et assurer l'interface avec les clients (à l'occasion)
· Gérez les e-mails, les informations et autres communications ; répondre lorsque cela est possible - mettre en évidence et hiérarchiser ceux qui nécessitent une attention particulière
· Préparer des documents d'entreprise internes et externes pour les membres de l'équipe et les partenaires industriels
· Maintenir un système de classement organisé des documents papier et électroniques
· Développer et maintenir un niveau de professionnalisme parmi le personnel et la clientèle
· Collaborer efficacement avec l'ensemble du personnel, les clients et les fournisseurs
· Établir une relation de confiance avec l'équipe de direction élargie de FBL et les fonctions centrales à Londres
· Préparation proactive des documents avant les réunions clés pour 2 directeurs
· Gestion proactive du calendrier pour s'assurer que les 2 directeurs sont au courant des réunions clés à l'avance et qu'ils sont au courant de tout travail de préparation nécessaire
· Fournir un soutien ou diriger des activités dans la gestion du bureau, c'est-à-dire les événements internes, visites d'executives etc.
· Respecter un niveau strict de confidentialité.
· Avoir des standards d'excellence avec une très grande rigueur, précision, et anticipation ainsi qu'une intelligence de personnes et des situations.
· Être disponible et avoir sens du service.
· Être l'ambassadeur(rice) de la Direction Générale et de l'entreprise.
Qualifications :
Expérience antérieure en tant qu'assistant(e) de direction au niveau de PDG/directeur pour une organisation matricielle
· Exceptionnelles compétences organisationnelles pour soi-même et pour les autres et capacité à travailler sans supervision
· Capable de maintenir une confidentialité à 100 %, faire preuve de diplomatie et de tact
· Compétences de communication raffinées, tant verbales que non verbales, pour influencer et persuader
· Capacité à se concentrer sur les priorités de l'entreprise et toutes les fonctions pour assurer la satisfaction du client et des autres parties prenantes
· Capacité à rester calme sous pression et à gérer les priorités conflictuelles
· Solides compétences en Microsoft Suite.
La maîtrise de l'IA est un plus
· Capacité à prendre et à enregistrer des notes/comptes-rendus précis lors de réunions complexes
· Capacité à préparer des présentations
· Responsable et engagé dans la tâche à accomplir
· Considérer constamment où nous pouvons «faire mieux » - être entreprenant
· Intégrité, honnêteté et ouverture
· Capable d'agir toujours dans le meilleur intérêt du client
· Accessible aux clients, aux parties prenantes internes et aux collègues
· Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles à tous les niveaux
· Ouvert à de nouvelles façons de faire les choses
· Capacité à gérer efficacement le temps et la charge de travail
· Prêt à faire tout ce qu'il faut pour accomplir le travail
Qualifications :
Expérience antérieure en tant qu'assistant(e) de direction au niveau de PDG/directeur pour une organisation matricielle
· Exceptionnelles compétences organisationnelles pour soi-même et pour les autres et capacité à travailler sans supervision
· Capable de maintenir une confidentialité à 100 %, faire preuve de diplomatie et de tact
· Compétences de communication raffinées, tant verbales que non verbales, pour influencer et persuader
· Capacité à se concentrer sur les priorités de l'entreprise et toutes les fonctions pour assurer la satisfaction du client et des autres parties prenantes
· Capacité à rester calme sous pression et à gérer les priorités conflictuelles
· Solides compétences en Microsoft Suite.
La maîtrise de l'IA est un plus
· Capacité à prendre et à enregistrer des notes/comptes-rendus précis lors de réunions complexes
· Capacité à préparer des présentations
· Responsable et engagé dans la tâche à accomplir
· Considérer constamment où nous pouvons «faire mieux » - être entreprenant
· Intégrité, honnêteté et ouverture
· Capable d'agir toujours dans le meilleur intérêt du client
· Accessible aux clients, aux parties prenantes internes et aux collègues
· Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles à tous les niveaux
· Ouvert à de nouvelles façons de faire les choses
· Capacité à gérer efficacement le temps et la charge de travail
· Prêt à faire tout ce qu'il faut pour accomplir le travail