Postée il y a 4 heures
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Cadre d’emploi des adjoint administratifs territoriaux, ouvert aux agents titulaires et contractuels.
Placé(e) sous la responsabilité de la Direction du Service Voirie et Espaces verts, vos missions principales sont :
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.
Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
Profil :
Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook et Ciril. Imprimante, photocopieuse, scanner, téléphone
Techniques de secrétariat : Archivage, classement, et mise à jour des documents administratifs.
Saisie et traitement de données : Enregistrement rapide et précis des informations.
Rédaction : Capacité à rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus ou des notes.
Communication orale et écrite
Connaissance des procédures comptables et administratives financières
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Placé(e) sous la responsabilité de la Direction du Service Voirie et Espaces verts, vos missions principales sont :
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
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Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
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