Tâches secondaires :
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (cimetière, état civil, recensement miliaire, …)
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives : suivi des conventions de mise à disposition de matériel et des locaux, arrêtés de voirie et d’autorisation divers.
- Gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
SAVOIR :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
- Connaissance de base: (Etat civil, statut des agents)
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Segilog, Internet, …)
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
- Rigueur Autonomie
- Efficacité
- Discrétion
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Capacité d’adaptation et d’évolution
- Gestion simultanée de différents dossiers
Tâches principales :
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général.
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, …) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas.
- Affaires générales : remise de documents administratifs ((visite médicale, inscriptions à la cantine et aux écoles, aide à l’apprentissage à la conduite accompagnée …)
- Inscription des réservations sur le planning et tenue de la fiche de réservation pour la salle polyvalente.
Poste évoluable à 35 heures