Assure le secrétariat administratif de l'Union Départementale CGT de Lot et Garonne.
Activités principales du poste:
- Accueil : accueil physique et téléphonique, du public et des syndiqués (environ 20% du temps de travail)
- Informatique et bureautique:(représente environ 80% du temps de travail)
gestion des mails (réception, réponse, classement et archivage). Frappe de courriers et comptes rendus - Mise en page des courriers, contrats, documents - Diffusion par mail - Publipostage -Mise à jour des bases de données - Effectuer la diffusion, le tirage, des documents de communication, de tracts, événements et réunions des mandatés dans institution (rencontre, colloque, formation).
- Assurer l'organisation matérielle et logistique de différentes manifestations (conférences de presse, congrès, A.G., formation, expositions.)
- Réception et transfert courriels au Bureau et la Commission Exécutive - Extraction Cogitiel - Aide technique des militants à la photocopieuse
(RISO). Rédaction de convocation des collectifs et relance selon directives. Aller à la poste.
- Archivage et classement notamment (courriels, documents et cloud).
- Commande : Commande de fournitures / consommables après aval de la responsable de la politique financière. Commande de services - Suivi des stocks - Veille à l'approvisionnement de la photocopieuse (RISO).
- Préparation / organisation de réunions et manifestations : - Réservation salle - Invitation et gestion des participants - Réservation repas -Préparation des dossiers - Organisation des déplacements - Réservations des salles à l'UD.
- Gestion et suivi du prêt du véhicule de l'UD selon protocole.
- Gestion et suivi du prêt du matériel de l'UD (ordinateur, vidéo projecteur, écran ...)
- Communication : Concevoir et mettre en forme des documents (tracts.) - Effectuer la diffusion des documents de communication Événements
et manifestations institutionnelles - Relation avec imprimeur pour journal UD - Mise à jour des supports de communication de l'UD : site internet (selon protocole).
- Classement notes de frais et factures.
- Retour sur le travail demandé.
Profil du poste:
Savoirs : Rigueur - Méthode, organisation, priorisation des tâches - Prise d'initiatives - Polyvalence.
Savoir-être : Bon sens relationnel - devoir de réserve et de confidentialité - ponctualité.
Savoir-faire : Outils de communication : Outil de messagerie courriel - Logiciels de bureautique : microsoft office - Cogitiel - Cloud.
Experience: 2 An(s) - dans un poste similaire
Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,maitrise du pack office (word- excel. outlook)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
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Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires