1/ Assurer un premier niveau d’encadrement de l’accueil de la MDE de Brétigny-sur-Orge :
• Vous assurez un premier niveau d’encadrement de l’accueil, vous êtes l’interlocuteur privilégié des conseillers relations usagers qui assurent l’accueil au quotidien et des partenaires du territoire pour le déploiement de l’offre de service de la MDE (convention de mise à disposition, permanences sur sites…)
• Vous pouvez être amené de façon ponctuelle à assurer des missions d’accueil en cas d’absence des conseillers. En lien avec ces derniers vous vous assurez du bon déploiement du dispositif France Services par la diffusion régulière des informations transmises par les opérateurs (flyers, nouvelle offre de services…)
• Vous veillez à la participation des conseillers aux webinaires France Services, à la formation en intra auprès des autres directions travaillant en MDE, vous faites remonter toute proposition d’évolution du dispositif. Par ailleurs, vous êtes garante du déploiement de l’offre numérique dispensée pour l’ensemble du territoire par le conseiller numérique et vous vous inscrivez dans une recherche permanente d’amélioration.
• Vous participez au côté de votre hiérarchie à la structuration des propositions d’amélioration de l’accueil des usagers au sein de la MDE.
• Vous réalisez les bilans de fréquentation de la MDE tout au long de l’année et vous participez à la construction d’un outil de suivi partagé afin de pouvoir améliorer la connaissance des usagers accueillis au Département.
• Enfin, vous pouvez être amené à animer des réunions avec l’ensemble des services présents sur le site de la MDE pour faire connaitre les dispositifs départementaux, partager les projets et enjeux de la structure.
2/ Réalisation des missions de moyens généraux du TAD :
Sur le volet affaires générales :
• A ce titre vous assurez la centralisation et le suivi de la résolution des remontées d’information des équipes territorialisées de la MDE. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des directions et des prestataires extérieurs à la MDE.
• Vous assurez le suivi et gestion des équipements et matériels des espaces communs à l’ensemble des services présents en MDE.
Enfin en tant qu’interlocuteur privilégié des services départementaux au sein de la MDE vous assurez les missions suivantes :
• Gestion des espaces communs (signalétique, salles de réunion, parking, ect.) .et organisation de la logistique des réunions pour les intervenants extérieurs.
• Enregistrement et tri du courrier hors Odyssée (à l’exclusion des courriers confidentiels)
Sur le volet chefferie d’établissement de la MDE de Brétigny :
• Vous assurez la tenue à jour des documents et déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires (registre de sécurité…)
• Vous veillez au respect et consignes de sécurité et la réglementation, contrôle des échéances
• Vous êtes le relai de la bonne information des règles d’hygiène et sécurité applicable à la collectivité
Issu(e) d’une formation de niveau bac+2 d’assistant manager, vous disposez d’une expérience professionnelle vous ayant permis d’acquérir les techniques de secrétariat.
Vous disposez de connaissances sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services départementaux.
Vous avez le sens du contact doté d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Vous arrivez à identifier les urgences. Vous savez faire preuve de discrétion et d’initiative.
Vous êtes autonome, réactif et très organisé.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez plus, candidatez !
Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction de l’innovation et de la transition managériale :
Un coordinateur de la maison de l’Essonne (H/F)
Rattaché au chef du service de la Relation à l’usager de la Direction de l’innovation et de la transition managériale, le coordinateur aura pour mission d’assurer le bon fonctionnement de la Maison de l’Essonne (MDE) labélisée France services sur le TAD Centre située à Brétigny-sur-Orge et particulièrement le fonctionnement administratif et le traitement des informations nécessaires.