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MISSIONS PRINCIPALES :
· Gestion financière liée aux activités de l’agence : élaboration des documents budgétaires en lien avec la direction, suivi budgétaire, suivi de la comptabilité (élaboration des factures, mandatement et émission de titres de recettes, cotisation annuelle des adhérents, dotations aux amortissements, TVA, suivi des reports d’investissement etc.).
· Gestion administrative liée à l’activité : secrétariat, réalisation et mise en forme, classement, reprographie, mise à jour de fichiers, élaboration et mise à jour des procédures, suivi des tableaux de bord de l’activité aménagement pour facturation.
· Gestion des Ressources humaines et des payes : gestion des contrats avec le respect des procédures de recrutement, suivi déroulement de carrière arrêtés, gestion des payes, gestion cotisation patronales, inscription et suivi des formations, saisie du Rapport Sociale Unique (RSU) etc.….
· Gestion des Conseil d’administration et des Assemblées générales : élaboration des documents préparatoires des CA et AG en lien avec la Direction, convocations, participation aux réunions, écritures des délibérations et des Procès-verbaux.
ACTIVITES SECONDAIRES
Participer à l’élaboration et au suivi des marchés publics passés par l’agence
Soutien juridique en droit des collectivités territoriales
Remplacement des agents du service administratif si absence (accueil téléphonique, gestion du courrier, divers taches …)
· Maitriser les logiciels de bureautique (bon niveau en EXCEL)
· Connaissance souhaitée en IGDA, E-MAGNUS, plateforme CHORUS
· Expérience en gestion des payes souhaitée et en droit des collectivités
· Goût du travail en équipe ; Savoir rendre compte à sa hiérarchie.
· Connaissance de la fonction publique territoriale, Etre à l’écoute des demandes des élus
· Etre capable d'organiser son temps de travail, de respecter les délais ;
· Travailler en autonomie, avec rigueur et discrétion
· Dynamisme, prise d’initiatives, capacité d'adaptation, aisance relationnelle,
· Capacité rédactionnelle
· Poste positionné sous l'autorité de la Directrice ;
· Contraintes particulières : disponibilité, poste pouvant occasionnellement nécessiter de participer à des réunions en fin de journée / soirée (présence aux réunions du conseil administration)
· Moyens de déplacement : véhicules de service si besoin
Possibilité de formation / tuilage avec l’agent remplacé et si le calendrier le permet
En liaison avec la Direction :
· Assurer une mission de secrétariat général de l’agence, au sein d’un service administratif composé de trois secrétaires
RECRUTEMENT
En priorité par voie statutaire :
soit pour mise à disposition du département de Haute-Saône auprès de INGENIERIE70
soit pour recrutement directement par L’Agence départementale d’ingénierie aux collectivités INGENIERIE 70
ou à défaut par voie contractuelle