Directement rattaché à la Directrice Générale, vos principales missions consisteront à
• Gérer les réunions de municipalité (préparation du dossier, établissement du projet de compte rendu, diffusion de celui-ci, mise à jour du ficher récapitulatif des décisions municipales) ;
• Gérer le dossier Comité de Suivi des Effectifs (programmation des réunions, préparation des dossiers et mise à jour du fichier récapitulatif des décisions prises en comité décisionnel) ;
• Gérer l’agenda de la DGS (programmation des réunions récurrentes et ponctuelles et en assurer l’organisation pratique) ;
• Gérer le budget du secrétariat DG ;
• Assurer la gestion hebdomadaire des astreintes des adjoints, de la Direction Générale, de ingénieurs, du CCAS et du services Systèmes d’Information et établir le récapitulatif des astreintes effectuées pour transmission au service Ressources Humaines ;
• Gérer le marché public de fournitures de bureau destinées aux services municipaux dont l’exécution est déléguée dans les services ;
• Vérifier et coordonner les documents mis à la signature par les services et veiller au respect de l'orthographe et des règles typographiques de la langue française.
• Préparer des documents via PWP, pour les réunions de directeurs de services et pour les conseils municipaux ;
• Rédiger des courriers simples à partir d’orientations de réponse ;
• Diffuser aux services concernés les doléances Allomairie ;
• Archiver les dossiers du service ;
• Gérer les fournitures du service ;
• Polyvalence dans le binôme des assistantes
Titulaire au minimum d’un bac +2, vous disposez d’une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire qui vous assure une maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et une excellente expression orale et écrite.
Votre bonne connaissance de l'environnement des collectivités locales, vos compétences en matière d’organisation du travail et de gestion des priorités feront la différence.
Doté d’un bon relationnel, votre sens de l’adaptation allié à des qualités d’autonomie et de rigueur constitueront des atouts appréciés.
La ville de Montbéliard (Doubs), 26 606 habitants, 600 agents, ville centre d’une agglomération de 142 000 habitants, recherche pour sa Direction Générale (composée de 3 personnes), un(e) assistant(e) de direction au sein d’un secrétariat composé de 2 agents.