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Domaine 1 : Assister la responsable dans le suivi administratif et financier des dossiers :
- Appui administratif auprès de la Directrice AG et du Responsable du Parc Logistique : dossiers de bilan des activités et actions de la Direction, participation à la mise en œuvre et à l'évaluation des projets et à la préparation des supports dédiés,
- Participer à l’élaboration du budget et à la préparation des étapes budgétaires,
- Inscrire et suivre les actes administratifs du service,
- Apporte un appui à la rédaction des projets de délibération,
- Participe à la formalisation et au suivi de l’exécution des marchés publics,
- Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents divers,
- Relais en cas d’absence de la Directrice,
- Accompagner ou suppléer la Direction à des réunions en fonction du planning.
Domaine 2 : Assister la responsable à l’optimisation de l’activité :
- Pilotage de l’optimisation continue des processus pour une meilleure efficacité,
- Conduite de l’analyse des pratiques, recherche de rationalisation et de simplification des modes de faire,
- Développement des coopérations et organisation de la continuité de service,
- Animation d’une équipe projet DAG : action collaborative, amélioration des process et communication avec l’ensemble des services, analyse des dépenses et rationalisation des achats
- Conseil en gestion administrative auprès des agents de la DAG – rôle moteur dans le développement de la modernisation administrative et dans l’innovation des pratiques,
- Participe à la bonne organisation et au suivi des projets de la Direction et de ses projets (aménagement des locaux, vêtement de travail, qualité de vie au travail, achat durable…)
- Participer et représenter, si besoin, la Direction dans des groupes de travail interne à La Porte du Hainaut.
Domaine 3 : Participer aux activités spécifiques de la Direction administration Générale et plus généralement du Pôle Ressources Internes et de la collectivité :
- Participer aux projets (montage des réunions, préparations des supports…),
- Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents divers,
- Participer et représenter, si besoin, la Direction dans des groupes de travail interne à La Porte du Hainaut.
SAVOIR :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des procédures Marchés Publics, des règles de rédaction des DCE, des procédures internes.
SAVOIR FAIRE :
- Respect des délais et des procédures,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautique
- Travail en équipe
- Rédaction de support attractifs
- Reporting
- Qualités rédactionnelles
- Animation de réunion
SAVOIR ÊTRE :
- Force de proposition
- Dynamique
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Prise d’initiative
- Autonomie
- Sens de l’accueil et des relations publiques
- Discrétion
- Rigueur
- Disponibilité
- Organisation
La direction Administration Générale recherche son/ sa coordinateur.rice afin d’appuyer la Directrice dans la mise en œuvre et l’organisation du service.
Ses missions principales seront les suivantes :
- Pilote du projet collaboratif d’innovation continue des processus,
- Rôle moteur et fédérateur visant à optimiser les fonctionnements et à promouvoir l’action et les projets de la DAG en étant porteur d’une dynamique positive au sein de l’équipe et de la collectivité,
- Participer aux principaux projets de la DAG (rédaction et suivi des marchés, appui à l’aménagement des locaux, marché flotte automobile ….),
- Gestion et suivi de dossiers en fonctionnement interne de la Collectivité.