Assistant.e de la directon des services techniques

Les missions du poste

Objectif

Assurer les missions administratives support de la Direction des services techniques et assurer le lien entre les différents intervenants (élus, directeurs, chefs de service, agents et usagers)

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques

Assister la direction des services techniques afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...)

Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction

Missions/Activités

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent en sachant hiérarchiser

Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Assurer la distribution du courrier de la direction et gérer son suivi

Saisir et transmettre les demandes d’intervention auprès des équipes de la DST et des partenaires techniques et institutionnels de la Ville

Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers

Organiser et mettre à jour les dossiers, le classement de manière adéquate et de l’archivage

Gérer l’agendas de la direction

Préparer et organiser les réunions et rédiger les ordres du jour.

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Organiser le classement et l’archivage des dossiers et des courriers de la direction

Rédaction des courriers réponses des sollicitations faites auprès de la direction

Suivi quotidien des doléances et sollicitations en lien avec le service cadre de vie / voirie

Suivi technique que différents domaines d’intervention de la DST (radars pédagogiques, contrôles réglementaires obligatoires, commissions de sécurité, …)

Assurer le suivi des congés des agents de la direction

Mettre à jour les tableaux de bord de pilotage et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers et actions

Travail en binôme avec la 2nde assistante de la DST

Affectation

Direction des services techniques (DST)

Direction générale des services

Liens hiérarchiques

N+1 Directeur.trice des services techniques / N+2 Directeur.trice générale des services

Liens fonctionnels

Adjoints au maire en relation avec les missions de la DST, équipes des services techniques (en particulier le bureau d’études et le service bâtiment) et des autres services, publics utilisateurs des bâtiments concernés

Le profil recherché

Compétences

Connaitre le fonctionnement d’une commune et d’une direction des services techniques (75-80 agents)

Connaitre les outils bureautiques (word, excel, messagerie, atal avec formation interne, internet)

Maitriser les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

Maitriser l’expression orale et écrite et la rédaction de compte rendu

Savoir gérer l’accueil physique et téléphonique

Avoir le sens du service public

Avoir le sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue, diplomatie

Avoir de la réactivité et le sens de l’organisation

Travailler dans la discrétion, la confidentialité devoir de réserve de rigueur

Travailler en binôme et en collaboration avec l’ensemble des personnels de la DST

Capacité à gérer le stress et la pression face aux sollicitations

Exigences requises

Permis B obligatoire

Filière Administrative - Cadre d’emploi adjoints administratifs – Catégorie C

Régime indemnitaire – Fonction « Coordonnateur / Gestionnaire d’activité » / Groupe « F5 »

NBI – « accueil exercé à titre principal » 10 points

Temps de travail – 37h10/semaine – 25 CA + 12 RTT + 2 jours de fractionnement (si acquis)

Horaires de travail – Du lundi au vendredi, horaires à réaliser de 8h à 18h

Télétravail – autorisé en fonction des possibilités et des outils bureautiques à disposition

Lieu de travail – Hôtel de ville

Bienvenue chez MAIRIE DE EYSINES

Vous recherchez une qualité de vie préservée, une collectivité attractive et des équipes performantes où vous pourrez vous épanouir dans un environnement en constante évolution ? Rejoignez la ville d'Eysines !

Ville de la métropole bordelaise, située au nord-ouest de Bordeaux et desservie par le tramway, Eysines est fière de ses espaces naturels, de son histoire maraîchère, de sa mixité sociale et de sa vitalité culturelle et sportive.

Rejoindre la ville d'Eysines, c'est travailler au sein d'une équipe à taille humaine de 500 collaborateurs au service de 25 000 habitants. C’est aussi choisir une collectivité dynamique où règne une ambiance conviviale, familiale et bienveillante.

Et si vous faisiez ce choix pour votre carrière ?

La ville d 'Eysines recherche un agent pour assurer les missions administratives support de la Direction des Services Techniques et assurer le lien entre les différents intervenants (élus, directeurs, chefs de service, agents et usagers).

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques

Lieu : Eysines
Contrat : CDI
Télétravail : Télétravail complet
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