MAIRIE DE EYSINES
Postée il y a 4 heures
Objectif
Assurer les missions administratives support de la Direction des services techniques et assurer le lien entre les différents intervenants (élus, directeurs, chefs de service, agents et usagers)
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques
Assister la direction des services techniques afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...)
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
Missions/Activités
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent en sachant hiérarchiser
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Assurer la distribution du courrier de la direction et gérer son suivi
Saisir et transmettre les demandes d’intervention auprès des équipes de la DST et des partenaires techniques et institutionnels de la Ville
Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
Organiser et mettre à jour les dossiers, le classement de manière adéquate et de l’archivage
Gérer l’agendas de la direction
Préparer et organiser les réunions et rédiger les ordres du jour.
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Organiser le classement et l’archivage des dossiers et des courriers de la direction
Rédaction des courriers réponses des sollicitations faites auprès de la direction
Suivi quotidien des doléances et sollicitations en lien avec le service cadre de vie / voirie
Suivi technique que différents domaines d’intervention de la DST (radars pédagogiques, contrôles réglementaires obligatoires, commissions de sécurité, …)
Assurer le suivi des congés des agents de la direction
Mettre à jour les tableaux de bord de pilotage et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers et actions
Travail en binôme avec la 2nde assistante de la DST
Affectation
Direction des services techniques (DST)
Direction générale des services
Liens hiérarchiques
N+1 Directeur.trice des services techniques / N+2 Directeur.trice générale des services
Liens fonctionnels
Adjoints au maire en relation avec les missions de la DST, équipes des services techniques (en particulier le bureau d’études et le service bâtiment) et des autres services, publics utilisateurs des bâtiments concernés
Compétences
Connaitre le fonctionnement d’une commune et d’une direction des services techniques (75-80 agents)
Connaitre les outils bureautiques (word, excel, messagerie, atal avec formation interne, internet)
Maitriser les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Maitriser l’expression orale et écrite et la rédaction de compte rendu
Savoir gérer l’accueil physique et téléphonique
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue, diplomatie
Avoir de la réactivité et le sens de l’organisation
Travailler dans la discrétion, la confidentialité devoir de réserve de rigueur
Travailler en binôme et en collaboration avec l’ensemble des personnels de la DST
Capacité à gérer le stress et la pression face aux sollicitations
Exigences requises
Permis B obligatoire
Filière Administrative - Cadre d’emploi adjoints administratifs – Catégorie C
Régime indemnitaire – Fonction « Coordonnateur / Gestionnaire d’activité » / Groupe « F5 »
NBI – « accueil exercé à titre principal » 10 points
Temps de travail – 37h10/semaine – 25 CA + 12 RTT + 2 jours de fractionnement (si acquis)
Horaires de travail – Du lundi au vendredi, horaires à réaliser de 8h à 18h
Télétravail – autorisé en fonction des possibilités et des outils bureautiques à disposition
Lieu de travail – Hôtel de ville
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La ville d 'Eysines recherche un agent pour assurer les missions administratives support de la Direction des Services Techniques et assurer le lien entre les différents intervenants (élus, directeurs, chefs de service, agents et usagers).
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques