COMMUNAUTE AGGLO TERRITOIRE COTE OUEST Ile de la REUNION
Postée il y a 4 heures
ACTIVITES PRINCIPALES
TRONC COMMUN « Information des usagers et des services »
Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents,
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais,
Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande,
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande,
Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande.
TRONC COMMUN « Instruction administrative et technique des dossiers »
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.),
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande,
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives,
Consulter les autres services et recueillir leurs avis,
Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents,
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.),
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis,
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles,
Rédiger des décisions ou des délibérations,
Préparer les actes juridiques de la notification,
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction,
Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction.
TRONC COMMUN « Suivi et gestion des dossiers »
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi,
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction,
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction,
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités,
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions,
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures,
Classer et archiver les dossiers.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
Mise en œuvre du plan d’action LEADER : lancement et promotion du programme Leader dans les Hauts de l’Ouest :
Animation et coordination des fiches actions de TERH GAL OUEST en transversalité avec les autres membres de l’équipe (mobilisation des acteurs locaux, lien avec les porteurs de projets, etc.),
Susciter et favoriser par une médiation, l’émergence de projets individuels et collectifs, publics et/ou privés,
Favoriser la mise en réseau des acteurs, des réalisations et des résultats.
Accompagnement des porteurs de projets pour le montage administratif des dossiers (dossier de demande et de paiement d’aides européennes), gestion et suivi sur le plan administratif des dossiers en lien avec les bénéficiaires, l’Autorité de gestion et l’organisme payeur :
Informer et orienter les bénéficiaires,
Accompagner les porteurs de projets individuels et associatifs,
Appui au montage et complétude des dossiers,
Assurer l’instruction technique sur la base des cadres d’intervention et des règles d’éligibilité, formalisation des rapports d’instruction,
Programmer et suivre le conventionnement des opérations selon les procédures et les documents types, en lien avec le service référent,
Assurer le suivi des projets, collecter les pièces justificatives des dépenses, formaliser les rapports de service fait, organiser des visites sur place,
Contrôler la conformité des opérations financées : contrôle sur pièces au regard du bilan transmis par le porteur de projet, contrôle physique, contrôle du respect des obligations de publicité et de communication sur l’aide européenne, vérification de l’éligibilité des dépenses et de l’effectivité des liquidations financières,
Faire le lien avec les contreparties nationales (Etat, Région, Département) pour le conventionnement et les paiements,
Saisir les demandes d’aide et les demandes de paiement dans le logiciel OSIRIS,
Participer aux travaux d’animation et de promotion du programme, en lien avec le coordonnateur, les services référents et le réseau rural régional.
Contribution à l’atteinte des objectifs fixés par les politiques publiques sur le territoire des Hauts :
Participer et contribuer aux différentes politiques publiques menées sur le territoire notamment en animation et coordination des différents acteurs intervenant sur le territoire des Hauts,
Travailler en transversalité avec les services internes et externes de l’EPCI.
Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances
Environnement territorial (M)
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du domaine d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)
Gestion administrative (M)
Règles budgétaires et comptables (P)
Marchés publics et achats (P)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)
Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc…) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs etc…) (M)
Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (M)
Gérer un budget (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (P)
Gérer un conflit (P)
Archiver des documents (M)
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)
Savoir-être
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie
Rigueur
Organisation
Réactivité
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Force de proposition
Diplomatie
Discrétion
Adaptabilité et flexibilité
Ponctualité
COMPETENCES SPÉCIFIQUES
Connaissances
Cadre réglementaire et procédures (M)
Techniques d’évaluation des risques (M)
Connaissance des partenaires (M)
Connaissance du terrain des hauts de l’Ouest (M)
Niveau d’études minimum requis : Diplôme de niveau 5 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins 2 ans sur des fonctions similaires.
DEFINITION METIER
L’instructeur(trice) accompagne les usagers dans leurs démarches administratives. Il/Elle met en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision du comité de programmation et de l’Autorité de gestion des fonds européens.
FINALITE DU POSTE
L’instructeur(trice) informe et accompagne les porteurs de projets des Hauts sur les dispositifs d’aides européennes sur la période d’exécution du programme FEADER.
Il/Elle réalise l’instruction administrative et technique des dossiers et assure le suivi et la gestion des conventions d’aides européennes. Il/Elle gère et suit les demandes de paiement en lien avec l’autorité de gestion et l’organisme payeur.
C’est le principal interlocuteur du porteur de projets dans le suivi de son dossier de demande d’aides européennes.
Il/Elle assure aussi un rôle d’animation du dispositif LEADER en collaboration avec les partenaires internes et externes.
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Vue-Belle.
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Certification/Brevet/Permis : Permis B.
Temps de travail : Complet.
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30).