Missions générales du poste:
- Assister quotidiennement le Président en étroite collaboration avec le Directeur de Cabinet, le Chef de Cabinet, la cheffe de cabinet adjointe et les Conseillers du Président
Activités :
- Traiter et orienter les appels téléphoniques
- Organiser l'agenda du chef de cabinet
- Traiter et suivre la boite mail « chef cabinet » et la boite mail « secrétariat cabinet »
- Organiser les déplacements du chef de cabinet
- Etablir quotidiennement le dossier du chef de cabinet en fonction de ses rendez-vous et de ses déplacements
- Organiser les réunions préparation séquences du président en lien avec les chargés de mission
- Saisir le courrier du Président, du chef de cabinet et de son adjointe
- Centraliser les demandes d'audience
- Rédaction de courriers
- Aide à la préparation de l’assemblée plénière et des réunions afférentes
- Secrétariat du conseiller sécurité
- En lien avec la chef de cabinet adjointe, assurer le suivi de l’agenda du Président et la gestion de ses déplacements pendant l’absence de son secrétariat.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Savoirs :
- Technique de secrétariat, parfaite maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Elise, e-mission, Outlook, Condeco
- Connaissance des acteurs institutionnels
Savoir-faire
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
- Rendre compte
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics
Savoir-être
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles
Formation, diplômes, permis :
Niveau Bac à Bac +2
Permis B
Assistant du Chef de cabinet (H/F)