Missions : PARTIE SECRETARIAT / FACTURATION
GESTION DE LA BASE CLIENTELE :
Création des comptes clients
Gestion des arrivées et départs sur les différentes communes
Création des contrats et transmission aux abonnés
Modifications et corrections des données des abonnés
Enregistrement des index et changement des compteurs dans la base
Gestion des modifications sur factures
GESTION DES APPELS TELEPHONIQUES ET ACCUEIL DE LA CLIENTELE + TRAITEMENT DU COURRIER ET DES DEMANDES PAR MAIL + CLASSEMENT DES DOSSIERS CLIENTS
GESTION DES INTERVENTIONS
Réception des demandes d'intervention des clients
Création fiche d'intervention et transmission au Responsable pour planification avec les agents
PERIODE FACTURATION
Préparation des relèves avec la mise en place des tournées sur les tablettes pour les agents des différentes communes.
Déchargement des tablettes en fin de relève et transfert des données dans la base de facturation.
CONTROLE AVANT FACTURATION
Vérification des relèves et indentification des index manquants + vérification avec les communes si besoin.
Analyses des incohérences et corrections
LANCEMENT FACTURATION
Création des trains de facturation par communes : lancement d'un pré calcul, vérifications et corrections si besoin, lancement final de la facturation avec établissement des factures.
Export des fichiers sur chaque train de facturation et transmission à la Régie.
Edition du fichier des factures avec envoi en masse via MAILEVA
Après réception des factures, gestion des réclamations avec si besoin correction sur les factures, établissement d'avoir et factures rectificatives.
PARTIE COMPTABILITE
Gestions certificats administratifs pour l'annulation des factures déjà transmises en Trésorerie : établissement d'un certificat, écritures comptables dans le logiciel sur le budget eau et budget assainissement si besoin
Transmission des informations aux villes assainies si besoin afin d'établir de leur côté l'annulation de la part assainissement
Gestion des certificats administratifs pour remboursements : réception des certificats + RIB par la Régie et établissement des écritures comptables et transmission aux villes assainie si besoin pour le remboursement de la part assainissement
Gestion des P503 pour le budget EAU et ASSAINISSEMENT : réception des flux à régulariser, récupération des PJ auprès de la Régie pour justifier les montants à régulariser, établissement titre sur budget eau + assainissement et reversement de la part assainissement aux communes assainies.
Gestion des impayés : Transmission des flux ORMC par communes à la Trésorerie, établissement d'un titre par communes du montant des impayés.
Gestion des corrections à faire suivant les demandes de la Trésorerie.
Gestion des bons de commande : transmission du devis validé par le Responsable, établissement du bon dans le logiciel comptable, envoi du bon validé auprès des fournisseurs.
Savoir et Savoir-faire :
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaître le fonctionnement et l'organisation de la Communauté de Communes
- Connaître les droits et devoirs des agents territoriaux
- Connaître les orientations et priorités des élus et du service
- Avoir des connaissances approfondies en matière de comptabilité publique (instructions comptables M14 et M49, M4)
- Maîtrise des progiciels de comptabilité, finances (Hélios, Berger Levrault, Chorus PRO et SIMCO) ;
- Utiliser les outils informatiques,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...)
Savoir-être :
Discrétion, confidentialité
Disponibilité
Réactivité, adaptabilité et rigueur dans l'exécution des tâches Esprit d'équipe
Esprit de synthèse
Aisance relationnelle
Devoir de réserve et sens développé du service public
Assiduité et ponctualité
La communauté de Communes du Bonnevalais regroupant 19 communes
rurales (Eure et Loir - 28) recherche un Secrétaire polyvalent (H/F), à temps complet pour les services Eau et Comptabilité de la collectivité.
Filière Administrative / Grade d' Adjoint Administratif à Adjoint administratif principal de 1ère classe / Catégorie C.
L'agent sera hiérarchiquement rattaché au Responsable du service Eau et sera placé sous l'autorité de la Secrétaire Générale.