Tâches liées aux différentes missions:
Gestion de projet :
* Co-pilotage du projet de mise en œuvre du futur Tiers-Lieu en lien avec le.la chef·fe de projet Petites Villes de Demain :
co-animation des réunions de la commission déjà constituée ;
participation à la rédaction de dossiers de subvention ;
participation à l’accompagnement des prestataires, bureaux d’études, programmiste, maitre d’œuvre, entreprises, etc., dès la rédaction des cahiers des charges.
* Animation du lieu et déploiement des outils de communication
communication via les réseaux sociaux sur des pages dédiées (T’réseau + PIT + commune)
alimentation / mise à jour des contenus du site internet de la mairie sur la page du tiers-lieu et de l’espace de travail partagé
rédaction régulière d’articles dans le TUM,
rédaction et envoi d’une newsletter à destination des usagers·ères de l’espace de travail partagé.
Gestion du lieu
* Gestion du planning et de la réservation de l’ensemble des salles et équipements communaux et de l’espace de travail partagé
rédaction et transmission contrats / règlements
réception des pièces constitutives de dossiers
validation du calendrier en ligne
programmation des cartes d’accès + gestion retrait et retour des cartes
coordination avec les services techniques
gestion de la page « manifestation » de la Préfecture de l’Isère
* Accueil et accompagnement des associations
Procédure location salles, emprunt matériels, domiciliation, demandes d’arrêtés, demandes de subvention
* Rédaction et transmission des arrêtés relatifs aux évènements associatifs
* Affichage et mise à disposition de flyers et documentation sur les activités culturelles et touristiques du territoire
Ajout / suppression des affiches / flyers
* Accueil physique, téléphonique, messagerie des visiteurs·euses et habitant·es en recherche d’informations culturelles et touristiques sur le territoire
Infos sur mesure – bonne connaissance du territoire
maîtrise d’une langue étrangère
Réactivité pour répondre aux demandes par mail
* gestion des régies
Tenue de caisse
gestion des bordereaux de régie
dépôt des espèces sur le compte et des paiements par CB en ligne
* Commande des fournitures, suivi et inventaire de la doc PIT
Tenue du stock, réassort
* gestion de l’équipe de bénévoles impliqué·es dans le PIT
Organisation de temps collectifs conviviaux
tenue d’un planning de permanences
transmission / formation
* Petit entretien courant du lieu
Commandes de fournitures, d’équipement et achat de produits de base
* Gestion des flux entrants/sortants de l’espace de travail partagé
Suivi des commandes de fuel
Contrôle de l'utilisation du lieu
* Contrôle et surveillance du fonctionnement / accompagnement des associations accueillies dans le lieu et/ou utilisatrices des offres de service proposées.
* Entretien des machines / Intervention en cas de dysfonctionnement.
Lien avec les services techniques
Ingénierie de projet/savoir-faire Savoir-être
Animation d'une dynamique avec tous les acteurs Capacité d'innovation et dynamisme
Connaissances des réseaux institutionnels et des collectivités locales Esprit coopératif, collaboratif et diplomatie (respect de la confidentialité)
Connaissance des démarches participatives Force de proposition, aisance relationnelle
Autonomie, sens de l’organisation
Qualités rédactionnelles, de synthèse et d’animation
Missions attendues :
La vie quotidienne du lieu :
* Accueil physique, téléphonique, messagerie
* Réponses aux demandes diverses des utilisateurs / Orientation vers les bons interlocuteurs.
Gestion de projet :
* Co-pilotage du projet de mise en œuvre du futur Tiers Lieu en lien avec le.la chef.fe de projet Petites Villes de Demain : co-animation des réunions du groupe-pilote déjà constitué ; participation à la rédaction de la réponse à l’appel à projet Tiers Lieux en Isère ; participation à l’accompagnement des prestataires, bureaux d’études, programmiste, maitre d’œuvre, entreprises, etc, dès la rédaction des cahiers des charges.
* Animation du lieu et déploiement des outils de communication (réseaux sociaux, site internet de la mairie sur la page du tiers-lieu, TUM, rédaction et envoi d’une newsletter).
La gestion du lieu
* Gestion du planning et de la réservation de l’ensemble des salles communales et de l’espace de travail partagé
* Accueil et accompagnements des associations
* Commande des fournitures, suivi et inventaires
* Petit entretien courant du lieu
* Gestion des flux entrants/sortants de l’espace Co-Work
* Préparation de la mission d’information touristique
Contrôle de l'utilisation du lieu
* Contrôle et surveillance du fonctionnement / accompagnement des associations accueillies dans le lieu et/ou utilisatrices des offres de service proposées.
* Entretien des machines / Intervention en cas de dysfonctionnement.