Le Bureau Portail et Bertrand est un bureau de courtage en vins à taille humaine spécialisé dans les grands crus, en développement constant. Ses valeurs sont la proximité, la confiance et la transparence, tant dans le fonctionnement quotidien que dans ses relations extérieures avec ses clients, propriétés et négociants.
Dans le cadre de son développement, le Bureau recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance à partir de janvier 2025.
En collaboration étroite avec l'équipe et rattaché(e) à l'Office Manager, vous assurez les missions suivantes :
Gestion administrative
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier, suivi des livraisons
- Assistanat de direction (organisation de rendez-vous, réservations de restaurant, rédaction de courrier)
Office management (Gestion des moyens généraux)
- Garantir la bonne tenue des locaux avec les prestataires (société de nettoyage, jardin, téléphonie, voiture etc)
- Suivi des stocks, commandes de fournitures (eau, café, impression, etc)
- Organisation logistique d'événements / de réception
Gestion back office commercial
- Aide à la gestion de la base de données dans l'ERP : mise à jour des tarifs de négociants, notes critiques, et autres informations techniques
- Aide à la gestion des demandes techniques de nos clients négociants (fiches techniques, analyses etc.) et archivage dans la base de données
- Emission et envoi de bordereaux de vente
- Gestion des demandes et de la logistique échantillons (des trajets seront à prévoir dans les châteaux en région bordelaise).
Vous préparez un bac+2 ou bac+3 dans les domaines de la gestion, commerce ou administratif.
Vous êtes reconnu(e) pour votre relationnel, votre dynamisme et votre motivation.
Vous avez une bonne maitrise du Pack Office, notamment Excel qui sera utilisé quotidiennement dans le cadre de vos missions.
Vous avez une bonne communication écrite et orale.
La connaissance du monde des Grands vins est un plus.
Déplacements à prévoir
Avantages et rémunérations :
- Tickets restaurant
- Mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur
- Rémunération selon barème en vigueur
- Télétravail : non applicable
Merci de nous adresser votre candidature comprenant : CV + lettre de motivation.
Déroulement des entretiens : Un premier entretien avec notre Office Manager, un deuxième entretien avec nos dirigeants
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Pack Office
Langues: Français exigé
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres intermédiaires du commerce en denrées, boissons et tabac
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Pack Office
Langues: Français exigé
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres intermédiaires du commerce en denrées, boissons et tabac
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.