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MISSIONS :
Gestion de la correspondance du service
Suivi journalier des courriels et courriers du service: enregistrement, répartition, rédaction de courriers, envoi, notification, suivi, relance,
Contrôle et suivi des actes administratifs, courriers, parapheurs placés dans le circuit hiérarchique de validation et de mise en signature
Traitement de dossiers administratifs et saisie de documents
Mise en forme de documents, de présentations, de courriers et tableaux de bord
Rédaction de comptes rendus, de notes
Mise en forme de conventions, d’actes administratifs, de bilans
Préparation de dossiers, de fiches de renseignement
Recherche d’information auprès des services de la Ville ou de tiers
Tenue à jour de bases de données
Collecte d’informations, relance, organisation et saisie des données
Gestion de bases d’informations, transmission (agenda des manifestations, répertoire des associations, listings officiels, valorisation des aides indirectes...)
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Préparation chaque année des plannings –agendas vierges
Accompagnement au soutien de la Vie associative
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent
Participer à l'élaboration des dossiers de subventions, des règlements,
Suivi administratif des dossiers de demandes de subventions, de la Charte des Associations
Enregistrement et suivi des demandes en travaux reprographiques
Mise à jour du répertoire et du guide pratique des associations
Missions RH
Enregistrement des absences, des heures supplémentaires et suivi du temps de travail des agents dans le logiciel métier
Gestion des heures du personnel de l'Harmonie Municipale
Participer à la gestion du service
Assurer l'organisation logistique de réunions
Assurer en suppléance l'accueil physique et téléphonique et l’élaboration de bons de commande
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Tri, classement et archivage, gestion électronique de documents
Tenue de la revue de presse
Profil requis :
Ce poste nécessite des compétences administratives, rédactionnelles et relationnelles.
Savoir-faire :
Maîtrise de l'orthographe, facilités de rédaction et de communication orale
Capacité à organiser, ordonner des données, relancer des interlocuteurs
Savoir planifier ses tâches, se poser des rappels, être réactif
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Alerter et rendre compte
Maîtrise des logiciels de traitement de texte, de gestion de base de données et de planification
Capacité à maîtriser des logiciels métiers
Savoir-être :
Avoir le goût du contact, courtoisie et ponctualité
Esprit d'initiative et d’autonomie dans le travail
Sens de l'organisation
Rigoureux et précis
Participation et esprit d’équipe
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Placé sous l’autorité du Responsable administratif du Service Animation, Sport et Culture, l’agent a en charge la bonne gestion administrative du service. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service, gère la correspondance entrante et sortante, suit des dossiers administratifs et assiste le chef de service, le responsable Administratif et le Responsable technique dans leurs tâches administratives.
Polyvalent, il contribue à la tenue des dossiers à jour, fluidifie la gestion des tâches administratives quotidiennes permettant ainsi aux responsables de se concentrer sur leurs missions stratégiques.