MISSION & ACTIVITES
Accueil général de la Direction en lien étroit avec l’autre agent d’accueil :
• Accueil visiteurs en fonction des horaires d’ouverture au public et orientation des agents vers le service ou l’interlocuteur concerné.
• Centralisation des appels téléphoniques, prendre les messages et rediriger les communications.
• Être en mesure d’intervenir sur d’autres secteurs ou en renfort ponctuel de la Direction
Transmission des actes administratifs produits par les services Gestion du Personnel et Finances et Carrières :
• Enregistrement sur Excel les arrêtés individuels portant sur la carrière des agents et/ou leur position administrative, ainsi que les courriers de notification et tout le courrier sortant de la DRH.
• Préparation des parapheurs et suivi (mise à la signature de Monsieur le Maire, retour de l’Hôtel de Ville..). Transmettre les actes signés en Préfecture et au Trésor Public
• Notification des actes aux agents.
• Procéder à l’archivage des actes.
Missions complémentaires :
• Référent (e) du Registre Sécurité pour la DRH.
• Veiller à présenter un espace agréable et accueillant de la DRH et gérez la documentation des espaces d’accueil.
• Assurer les commandes de fournitures et de matériel de bureau.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoir :
• Connaissances des métiers de la fonction publique territoriale
Savoir-faire :
• Maitrise des outils de bureautiques
Savoir être :
• Organisation et méthode
• Sens de l’écoute, de l’accueil et du conseil
• Réserve et discrétion
• Sens du travail en équipe
• Maîtrise des outils bureautiques
• Autonomie et capacité d’initiative
• Gestion en parallèle de nombreux dossiers
• Temps de travail et gestion des congés à organiser avec votre binôme.
Relation avec l’ensemble des services municipaux