Administration:
Accueil physique et téléphonique du public : renseignement, conseil.
Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, transmission de l'information, orientation du public et des appels.
Inscriptions nouveaux arrivants.
Inscriptions sur listes électorales.
État-civil :
Réception des déclarations, transcriptions et établissement des actes d'état civil : naissance, mariage, reconnaissance paternité, maternité, adoption, décès.
Préparation de livrets de famille et des dossiers de célébration de mariage, inscription des mentions décès, mariages dissous sur actes. Tenue administrative des registres.
Instruction des demandes de cartes d'identité, passeports. Déclarations de perte de papiers d'identité.
Contacts avec notaires : demandes de renseignements, recherches et transmissions d'actes : état civil, urbanisme, successions...
Administration générale :
Secrétariat, travaux de bureautique : frappe et rédaction de courriers, mails, invitations, tableaux, comptes-rendus. Tri, classement, archivage, numérisation.
Tenue et suivi de plannings de tâches et agendas.
Courrier : relève et dépôt quotidiens à la Poste, enregistrement départ/arrivée.
Gestion des réservations de salles aux usagers : calendrier, contrat, clés, relevé chauffage...
Animation périscolaire :
Organiser des jeux, des activités selon les besoins et les envies des enfants.
Proposer des activités en lien avec le Projet Educatif Territorial.
Accompagner les enfants dans les classes / à la garderie / à la cantine.
Assurer le lien avec les familles, les élus et les agents.
Capacité à travailler en équipe.
Communication : écoute, courtoisie, compréhension et analyse des demandes et besoins, pour filtrer et orienter les correspondants.
Disponibilité, souplesse et adaptation à différents interlocuteurs.
Respect du devoir de réserve, de discrétion et de confidentialité.
Sens des valeurs du service public : continuité, égalité de traitement, qualité du service rendu. Respect des consignes.
Qualités organisationnelles : gestion des priorités, réactivité, anticipation, rigueur, planification, respect des procédures.
Qualité relationnelle avec l'autorité territoriale. Capacité de détection et signalement à l'autorité de dysfonctionnements. Ou difficultés dans l'exercice des missions.
Polyvalence, réactivité, technique d’animation, sens de la pédagogie, gère les conflits entre les enfants.
Connaître les normes H.A.C.C.P.
Connaissance des mesures à prendre en cas d’accident.
Bonne aptitude physique, Esprit d’équipe, Rigueur, Souriant, Disponible, Discret, Capacité d’écoute et relationnelles.
Travail en équipe.
Accueillir physiquement et par téléphone le public.
Instruire les dossiers d'État-civil, passeports, cartes nationales d’identité, locations de salles, cimetières.
Travailler en lien avec l'administration générale et le secrétariat.
Animer et assurer la surveillance des enfants pendant le temps périscolaire.