ASSISTANT ADMINISTRATIF EN ARCHITECTURE F/H

Les missions du poste

Vous êtes à la recherche d’une opportunité au sein d’un environnement stimulant et innovant ? Nous recrutons pour notre partenaire, un Atelier d’Architecture reconnu, qui intervient sur des projets de réhabilitation (logements, tertiaires, équipements) et de constructions neuves (logements et tertiaire).

L'atelier est engagé dans une démarche respectueuse de l’environnement et accompagne ses clients de la faisabilité jusqu’à la livraison des projets.

Vos responsabilités principales :

Gestion financière et comptable :

• Établissement, le suivi et le contrôle des factures pour un reporting précis.
• Relance des impayés auprès des clients.
• Transmission des éléments comptables (factures, justificatifs de paiement, etc.) au cabinet comptable.
• Participation aux appels d’offres :
• Préparation et gestion des dossiers d’appels d’offres en collaboration avec l’équipe.
• Suivi des appels publics à la concurrence et gestion administrative des réponses.

Support administratif général :

• Gestion des mails, rédaction de courriers et accueil téléphonique.
• Suivi des contrats (devis, propositions de mission) en lien avec les clients.
• Demande de devis pour le démarrage des prestations externes (thermicien, géomètre, etc.).
• Organisation et gestion des prestataires externes (fournitures, contrats de maintenance…).

Gestion des projets en cours :

• Assistance à la déclaration d’assurance professionnelle.
• Centralisation des documents des marchés d’entreprises et le suivi administratif tout au long des projets.
• Gestion des certificats de paiement pour les entreprises et le suivi des paiements.
• Rédaction des ordres de service, avenants, PV de réception des travaux et gestion des réserves.
• Support RH et organisationnel :
• Suivi des notes de frais, congés et gestion du personnel.
• Gestion des consommables et réception du courrier.

Archivage et documentation :

• Classement et archivage des documents dans le respect des procédures internes.
• Mise en forme des documents types en lien avec les suivis d’opérations.

Si vous avez envie de vous investir sur le long terme dans un cabinet d'architecture à taille humaine, alors postulez maintenant !

Profil recherché :

Expérience préalable obligatoire dans le secteur de la construction et/ou un cabinet d’architecture.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, LibreOffice) et idéalement du logiciel Chorus Pro.

Connaissance des logiciels de facturation et du vocabulaire technique lié aux marchés de travaux et missions d’architecte (loi MOP, APS, APD, PRO, DCE, EXE…).

Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Qualités relationnelles : esprit d’équipe, discrétion, sens du service et adaptabilité.

J'accompagne les entreprises dans leurs projets RH.

Qui suis-je ? Je suis Sylvie JOUEN, j'exerce depuis toujours dans le domaine du recrutement. J'ai eu la chance de pouvoir recruter différents profils de poste dans divers secteurs d'activités : l'industrie, l'aéronautique, la grande distribution, la fonction publique, le commerce et le négoce, l'électronique, l'édition et la communication.

Mon objectif est de permettre aux candidats et aux différents partenaires de s'épanouir mutuellement !