Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vos attributions porteront sur :
* La gestion administrative courante :
- Réception de l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ;
- Gestion des emails ;
- Traitement du courrier entrant et sortant ;
- Suivi des dossiers administratifs.
* L'organisation et la préparation des instances délibératives :
- Convocations aux réunions ;
- Élaboration des ordres du jour ;
- Rédaction des procès-verbaux et délibérations ;
- Suivi de l'exécution des décisions,
* La gestion financière et comptable :
- Le suivi budgétaire en lien avec la direction, la consolidation des documents budgétaires, le contrôle des crédits, la réalisation des opérations de fin d'exercice, etc) ;
- L'exécution comptable en dépenses et en recettes (engagement des dépenses et des recettes, émission des bons de commande, des mandatements et des titres (contrôle et conformité des pièces justificatives, etc) ;
- Le suivi et le rapprochement des factures (Chorus/Ciril, PES retour, rejets, litiges, etc) ;
- La gestion des relations avec le Service de Gestion Comptable et les fournisseurs.
* Le suivi de l'exécution des marchés :
- La gestion des moyens généraux :
- La gestion des locaux, des contrats et relations avec les prestataires externes ;
- L'approvisionnement en fournitures et équipements (mobilier, matériel informatique).
Conditions du poste :
- Recrutement d'un titulaire ou à défaut par voie contractuelle pour une durée de 3 ans ;
- Emploi de catégorie C ou B Filière administrative ;
- Poste permanent à temps complet (37h30/semaine) ;
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire ;
- 14 jours de ARTT/an ;
- Participation employeur protection santé et prévoyance.
Compétences techniques :
- Maitrise des techniques de gestion administrative ;
- Maîtrise de la norme comptable et budgétaire M57 ;
- Maitrise des règles de comptabilité publique ;
- Connaissances de l'environnement territorial (fonctionnement des instances, exécution des marchés publics, etc) ;
- Capacités et qualités rédactionnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs et des logiciels métiers spécifiques au domaine d'intervention.
Qualités personnelles :
- Sens des priorités, de l'organisation et de la rigueur ;
- Esprit d'équipe ;
- Force de proposition et esprit d'initiative ;
- Gestion des priorités ;
- Adaptabilité, autonomie aux évolutions fonctionnelles et réglementaires ;
- Capacité à rendre compte ;
- Sens du contact et de l'accueil.
L'Assistant administratif assure la gestion administrative, financière et organisationnelle du Syndicat mixte de la Maison de l'Intelligence Artificielle. Vous coordonnez le suivi des activités, organisez la préparation des instances délibératives et êtes le garant du suivi budgétaire et financier du Syndicat. Vous êtes l'interlocuteur clé entre les services internes et les interlocuteurs externes.