Offre d'emploi Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE- Anthéa RH

Les missions du poste

Vous souhaitez intégrer un BTS GPME (Gestion des Petites et Moyennes Entreprises) en alternance au sein de notre école Pigier Nice ? Vous êtes à la recherche d'une alternance pour la rentrée 2024/2025 ?

Nous vous proposons un poste d'assistant(e) d'agence au sein d'une entreprise partenaire. Vous serez en charge d'assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence.

MISSIONS

ACCUEIL :

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence

Répondre aux interrogations des salariés ou les redirige vers le bon interlocuteur

Faire signer les contrats de travail des salariés en l’absence des chargés de clientèle

Ouvrir le courrier et en assurer soit le dispatching soit le traitement

GESTION DU PERSONNEL :

Etablir les DUE/DPAE

Rédiger des contrats de travail selon instructions

Accompagner les chargés de clientèles et les délégués d’exploitation dans la réalisation des contrats de travail et prépare les avenants temporaires

Appliquer la réglementation dans les contrats et planning de travail

Réclamer et saisir des RIB dans la fiche salarié

Mettre à disposition au service GTA des CDI et avenants définitifs pour enregistrement

Suivre les retours signatures pour les contrats

Déposer les annonces sur les différents sites de recrutement

Saisir des arrêts et des congés (CP/CSS/Evènement familial) + transmission des infos aux chargés de clientèle

Vérifier la validité des titres de transport et les enregistres

Préparer le STC en cours de mois

Effectuer la demande de vérification auprès de la Préfecture pour les salariés étrangers et assure le suivi des validités des titres de séjour

Créer la fiche des salariés

Enregistrer les matricules des stagiaires de l’agence dans le logiciel paie

Enregistrer dans le logiciel SILAE des documents administratifs liés à la gestion de personnel

Enregistrer les heures des contrats de travail sur Quadra Propreté Enregistrer des heures des CDD

Mettre à jour les données des salariés dans le logiciel Paie en cas de changement d’adresse ou téléphone

Suivre les travailleurs handicapés (récupère, enregistre et scanne les documents)

Réaliser les dossiers de transfert de personnel

Déclarer les accidents de travail, avec lettre de réserve, et mise à jour du tableau de bord AT/MP

Informer le service RH des AT survenus avec la description nécessaire à la déclaration

Mettre à disposition à l’équipe des indicateurs en terme de gestion du personnel : heures à retrouver / Lien avec fermetures des sites

Gèrer le dossier visite médicale des salariés (embauche, périodique, reprise) et déclaration des effectifs en fin d’année

Suivre les longues absences (maladie, congés parentaux, maternité) et rédige les courriers

Rédiger les courriers de fin et de prolongation de la période d’essai, acte des démissions, retraite, etc...

COMMERCE / FACTURATION :

Créer les devis selon la demande du Directeur d’agence

Préparer les documents d’ouverture de sites

Préparer les bons de facturation TE

Créer les chantiers/clients TE et contractuels

Enregistrer les documents clients

Enregistrer les facturations exceptionnels et des heures associées

Participer à la préparation de la facturation contractuelle

Rapprocher le bon de commande et/ou devis avec le bon de facturation

Participer au recouvrement

Assurer le suivi des fiches litiges liées au recouvrement et participe au recouvrement

ANIMATION SÉCURITÉ :

Assurer le suivi des mises à jour des plans de prévention

Assurer le suivi des contrôles périodiques du matériel de l’agence

PROFIL

Connaissance des logiciels Quadra Propreté, Silaé et Outlook

Etre méthodique et avoir le sens de l’organisation

Être rigoureuse, organisée et autonome

Travailler en équipe.

MODALITÉS

Contrat : en alternance

Localisation : Nice

Rémunération selon les barèmes en vigueur pour les contrats en alternance

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS ? ALORS N'ATTENDEZ PLUS ET DÉPOSEZ VOTRE CV

Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE

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