Les missions du poste
Vous aurez pour mission d’assister les fondateurs du Studio, notamment dans l’organisation de leur agenda et déplacements et d’assurer un suivi global du planning du Studio en lien avec les directeurs de projet.
Vos taches principales sont :
1. Gestion administrative :
- organiser et planifier les agendas des deux fondateurs,
- retranscrire clairement leurs agendas dans le planning général de l’agence,
- mettre à jour le planning de l’agence,
- en soutien à l’office manager, gestion des appels téléphoniques et les courriels, en assurant un suivi approprié,
- rédiger et mettre en forme des documents (rapports, présentations, courriers),
- gérer les dossiers administratifs et assurer le classement des documents,
- gérer les imprévus et des informations confidentielles.
2. Communication interne :
- faciliter la communication entre les fondateurs et les membres de l’équipe (grande partie en langue anglaise),
- rédiger et diffuser des comptes rendus et des notes d’information internes.
3. Soutien opérationnel :
- superviser l’office manager pour garantir un fonctionnement fluide du bureau,
- organiser les voyages professionnels fréquents (réservations de transport, hébergement, logistique),
- gérer la refacturation des frais de déplacements aux clients,
- assurer le bon fonctionnement des outils bureautiques et administratifs,
- coordonner la logistique des réunions (salle, matériel, catering).
4. Gestion des relations prestataires & clients :
- maintenir une communication fluide avec les clients et les prestataires de l’agence (informatique, ménager, etc.) en lien avec l’office manager.
Vous avez au minimum dix ans d’expérience avec une forte capacité d’organisation et êtes parfaitement bilingue anglais-français.
Vous vous distinguez par :
- une grande flexibilité et vos qualité de facilitateur au quotidien
- un sens du service développé, lié à une autorité permettant de s’affirmer sans s’imposer
- une grande capacité d’organisation et maîtrise de la gestion de projet (planning interne, externe, reporting, etc.)
- une communication fluide indispensable avec tous les interlocuteurs de l’agence (des fondateurs, des clients, des collaborateurs, des fournisseurs, etc.)
- une très bonne maîtrise des logiciels liés à la suite Microsoft 360.
Le lieu de travail est situé dans le 8e arrondissement de Paris.
Mind Partners, cabinet de recrutement par approche directe, accompagne son client le Studio Jouin Manku, dans la recherche de son futur Assistant de direction (H/F).
Le Studio Jouin Manku, c'est l'association du designer français, Patrick Jouin et de l'architecte canadien, Sanjit Manku. Depuis 2006, le Studio explore la relation entre les personnes, l’espace et les émotions. Basé à Paris, le Studio est formé d'une équipe d'environ cinquante collaborateurs.
Les équipes créent des espaces privés et commerciaux et sont guidées par la quête de l'extraordinaire et le désir de rendre réels les rêves les plus ambitieux. Leurs projets se déploient dans le monde entier et sont aussi divers que la gare Montparnasse à Paris, la nouvelle Maison Van Cleef & Arpels à Séoul et la modernisation de l'hôtel emblématique de Marrakech, La Mamounia.