Suivre et coordonner des tâches administratives
-gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et
les correspondances de la direction
- planifier et organiser des réunions et les rendez-vous
-préparer et organiser les documents et les présentations pour
les réunions
- assurer la coordination et le suivi des projets et des tâches
assignées à la direction
- rédiger et mettre en forme des documents, mise à la signature,
copie et expédition, affichages, convocations, suivi des notifications, archivage et classement
- suivre des arrêtés et des délibérations
- gérer des dossiers et des procédures administratives,
en veillant à leur bonne organisation à leur suivi (dossier
COTECH, COPIL Cœur de ville, PLUi, RD 910 etc..)
-gérer les parapheurs de la DST et des délégations
de signatures
- gérer et suivre le planning des congés des agents des services
techniques
-gérer les fournitures de bureau, gérer les commandes
spécifiques (mobiliers liés au poste de travail),
- gérer les demandes de la direction en matière d’équipements
informatique à la DSI
Suivi direct des dossiers de subventions en cours et à venir
auprès des institutions
- détection, prise de contacts, demandes, dépôts des dossiers
- suivi direct : notification, exécution comptable, clôture
Municipalité et conseils en lien avec le secrétariat général
-suivi du planning des séances
- renseigner les ordres du jour pour transmission au secrétariat
général selon l’activité des services techniques,
- recueil des notes, relecture
-Niveau Bac à Bac+2
-première expérience en tant qu’assistante de direction
souhaitée
- respect des procédures et des délais
-bonne expression orale et écrite
-aisance relationnelle
- sens de l’organisation et souci du détail
-capacité à gérer les priorités
-bonne connaissance des outils informatiques : Word, Excel,
Outlook et PowerPoint
- réserve et discrétion
Au sein d’une direction de 40 personnes composée de trois pôles,
(pôle Patrimoine bâti, pôle Travaux neufs et pôle Urbanisme,
Sécurité, Commerce) vous êtes placé(e) sous l’autorité de la
directrice. Vous jouez un rôle essentiel dans le soutien
administratif et organisationnel du service.
Vous êtes en charge de :