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Assister au quotidien le Maire, les élus et le DGS, afin d’optimiser les emplois du temps, et de gérer leurs agendas ;
Planifier les réunions et assurer la logistique nécessaire ;
Réceptionner les courriers et courriels entrants ;
Participer à la préparation et au suivi des instances municipales : bureau, conseil. Prendre en charge la mise en forme des supports destinés aux élus (rapport conseil municipal) ;
Préparer les délibérations avant transmission au contrôle de légalité ;
Assister aux séances du Conseil Municipal et rédiger les compte-rendu et procès-verbaux ;
Organiser et assurer le classement des actes administratifs, et tenir les registres réglementaires ;
Gérer les diverses invitations aux élus et aux institutions ;
En tant que référent « archives » de la collectivité, entretenir un lien régulier avec les prestataires d’archivage et avec les services municipaux ;
Organiser les cérémonies annuelles : patriotiques, municipales (accueil des nouveaux habitants…)
Gérer les achats de fournitures administratives.
Expérience au sein d’une collectivité territoriale dans le domaine de la gestion des assemblées, des actes administratifs et du secrétariat ;
Excellente maîtrise des outils bureautiques ;
Qualités rédactionnelles, relationnelles et esprit d’équipe indispensables ;
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
Autonomie ;
Sens du service public ;
Disponibilité.
Collaborateur privilégié du Maire, des élus et de la Direction Générale des Services, vous participez, en interface avec l’ensemble des services, à l’organisation générale de la collectivité. L’assistant(e) de direction a pour mission de participer au bon fonctionnement de l’ensemble des services et d’assurer une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.