Assistant de direction

Les missions du poste

Le service de présidence/Rectorat recrute un Assistant de Direction (F/H) en Contrat à Durée Indéterminée dans le cadre d’un remplacement.

Vos Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).
• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Prendre en charge les relations avec les services internes (comptabilité, technique, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien. Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.

Gestion administrative

• Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.
• Assurer la préparation, le suivi et l’archivage de dossiers. 
• Coordonner et assurer le suivi des activités de l’entité (tableaux de bord, etc.).
• Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings.
• Réaliser les activités nécessaires de façon à ce que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, etc.).
• Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants.
• S'assurer du maintien d’un rendez-vous, d’une réunion ou rencontre.
• Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
• Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat (saisie, mise en page, classement, diffusion de documents et informations, courrier, etc.).
• Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus.
• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité.
• Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
• Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l’hébergement et transport, inscription, etc.
• Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l’entité.
• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de l’entité.

Gestion des factures – commandes

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes
• Réaliser l’interface entre le service et la comptabilité de l’ICL : vérifier et transmettre les factures, bons de commandes, etc. dans le respect des procédures établies.

Ce que nous vous proposons :

• Salaire : Entre 30 et 32 KE
• Poste en CDI/Statut Agent de maîtrise/Forfait heures base temps complet (194 jours par an)
• Rémunération sur 12 mois + 1 prime de fin d’année correspondant à un 13ème mois ;
• 30 jours de congés payés et environ 27 jours RTT (par an).
• Télétravail possible à raison de 1 à 2 jours en moyenne par semaine (après 6 mois d’ancienneté).
• Titres restaurants d’une valeur faciale de 10 euros avec prise en charge par l’ICL à hauteur de 60 %.
• Forfait mobilité durable avec prise en charge des remboursements de frais de transport à hauteur de 75% de l’abonnement.

Le profil recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation niveau Bac+2 de type BTS Assistant manager (anciennement BTS assistant de direction) ou BTS Assistant de gestion PME-PMI.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Niveau d'anglais : B1 minimum.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, faire preuve de discrétion et de confidentialité

Bienvenue chez Institut Catholique de Lille

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale. 

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur