Encadrer et organiser l’activité du service
- Organiser, superviser et évaluer l'activité du service en fonction des priorités et échéances
- Elaborer le budget du service en proposant des pistes d’optimisation et en assurer le suivi
Piloter les instances et gérer les actes
- Elaborer le calendrier des assemblées en lien avec la directrice, en assurer la diffusion et être garant du respect des délais
- Recueillir, relire et mettre en forme les notes préparatoires et les projets de délibération sur la base des éléments transmis par les services
- Préparer les dossiers des séances et convoquer les différentes instances
- Assurer l’organisation matérielle des séances
- Assister aux conseils municipaux et garantir leur bon fonctionnement dans le respect du règlement intérieur
- Organiser le processus de sécurisation des actes administratifs et y contribuer
- Gérer les actes administratifs (rédaction, suivi, télétransmission, publication et conservation)
Piloter l’activité courrier
- Organiser la chaîne de traitement du courrier et veiller au respect des procédures par les services
- Traiter le courrier entrant et assurer le suivi des courriers signalés
- Conduire les actions visant à optimiser la gestion du courrier
Coordination des marchés publics et de la gestion des assurances
- Participer à la définition et à la stratégie juridique et achat de la collectivité
- Contribuer à l’analyse des risques encourus par la collectivité et proposer des solutions adaptées
- Optimiser et sécuriser les procédures
- Assurer une veille juridique
Apporter un appui transverse
- Elaborer et tenir à jour des outils de pilotage
- Venir en appui à l’ingénierie du mode projet
- Contribuer à la coordination de la vie institutionnelle (suivi des arrêtés de délégation, des Mariannes, des certificats de signature, gestion du parapheur électronique)
Accompagnement des services
- Concevoir, mettre en œuvre et évaluer des actions de sensibilisation et de formations internes, en lien avec l’activité du service, visant à accompagner les usagers internes dans leurs pratiques et à améliorer les process
- Contribuer à l’animation des réseaux de référents
- Organiser et superviser la logistique interne à l’Hôtel de ville
• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et du processus délibératif
• Connaissances de l’environnement juridique des collectivités
• Connaissances des règles et procédures contentieuses
• Connaissances des outils bureautiques
• Qualités rédactionnelles
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative et de réactivité
• Capacités d’organisation, rigueur
• Capacités relationnelles
• Capacités à manager et à travailler en équipe
• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et aptitude à travailler en transversalité
Au sein de la direction relation à l’usager et affaires juridiques, vous organisez les activités du service des assemblées et des ressources internes placées sous votre responsabilité (instances, actes, courrier, assurances, marchés publics et logistique interne). Dans une approche transverse, vous contribuez au processus de simplification et d’optimisation des procédures du service et accompagnez le changement.