Postée il y a 5 jours
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Délégué Territorial, vous assurez le secrétariat du Délégué de Territoire et de son adjoint le cas évhéant, le suivi des dossiers particuliers, la coordination organisationnelle et logistique entre les services et la Délégation Territoriale, la gestion et le suivi RH de l'ensemble des agents du territoire en lien avec les Chefs de Pôles du territoire.
Vous contribuez à la mise en oeuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers. Vous participez également à l'organisation et la coordination des informations internes et externes.
Vous participez exceptionnellement à des remplacements pour assurer la continuité de l'accueil du public au Centre Moselle Solidarités sous l'autorité fonctionnelle du Délégué Territorial.
Assister le Délégué de Territoire et son adjoint :
- Gérer l'agenda et mails
- Assurer la mise en forme des courriers et documents en respectant la charte graphique du Département
- Filtrer les appels, orienter les personnes
- Préparer les dossiers et les notes, saisir les rapports
- Participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus
- Saisir les rapports dans le logiciel dédié
Organiser le secrétariat de la Délégation de Territoire avec les secrétariats des différents pôles :
- Proposer, mettre en place et suivre les outils de secrétariat
- Assurer la diffusion des informations, collecter et coordonner les retours d'information au sein de la Délégation Territoriale
- Tenir à jour le planning des congés du personnel mobile (secrétaires) et du Bus France Services
- Gérer les dossiers des agents : formation, arrêt travail
- Suivre les courriers de la Délégation Territoriale entrants et sortants
- Organiser les entretiens de recrutement
- Participer à l'animation de l'espace collaboratif du Territoire.
Assurer la coordination organisationnelle et logistique :
- Etre le relais entre les services de la Direction de la Solidarité et la Délégation Territoriale
- Etre le relais entre tous les agents du territoire et la Délégation Territoriale
- Gérer les demandes liées aux sites du territoire et la logistique : déménagement, locaux, voitures de service, parking
- Contribuer à la préparation, actions/événements en lien avec les services du Département
- Gérer les formations transversales, assurer une communication transversale
- Organiser, planifier, modifier les immersions des agents d'accueil au sein des pôles
- Gérer le blog du territoire
- Gérer la ludothèque du territoire
- Gérer administrativement le budget territorial relatif aux actions transversales, aux actions collectives, aux diverses manifestations
Assurer la gestion des dossiers Ressources Humaines du territoire :
- Etre en lien avec le référent RH de la Direction de la Solidarité et des Directions concernées
- Mettre à jour le tableau RH du territoire et transmettre au référent RH de la Direction de la Solidarité le tableau de suivi des absences
- Suivre le plan de formation des agents sous la responsabilité hiérarchique du Délégué de Territoire en lien avec le référent formation
- Gestion RH des agents du territoire et agents du site
- Participer à la mise en oeuvre des règles de santé et sécurité au travail en collaboration avec le Conseiller de Prévention
Résidence administrative à METZ
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels spécifiques, les techniques de secrétariat et la charte graphique du Département
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, dont la maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion, un esprit d'initiative et de rigueur
- Avoir le sens du travail en équipe et transmettre l'information de manière claire
- Avoir un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversal
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels spécifiques, les techniques de secrétariat et la charte graphique du Département
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, dont la maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion, un esprit d'initiative et de rigueur
- Avoir le sens du travail en équipe et transmettre l'information de manière claire
- Avoir un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversal