Principales Attributions/Activités spécifiques
Principales attributions :
• Organiser l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Générale des Services
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements de la Directrice
• Prendre des notes et met en forme tous types de courriers
• Suivre et contrôler des parapheurs à la relecture de la DGS
• Réaliser le bilan annuel de la Direction Générale
• Suivre l’exécution budgétaire des directions de transition
• Renseigner les tableaux de suivi des activités du Pôle Stratégique
• Assurer le suivi administratif des absences, congés, formations
• Etablir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision
• Collaborer avec la responsable des projets transversaux du pôle stratégique
• Assurer le tutorat pour les nouveaux embauchés et stagiaires
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Participer à des actions de communication
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
• Manager les autres assistantes de la Direction Générale
• Gérer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents nécessaires
• Contribuer au traitement d’informations complexes
• Participer à l’élaboration du budget et suit son exécution
• Assurer le suivi de la consommation de crédits des directions de transition …
Management d’une équipe :
• Encadrer une petite équipe
• Recueillir et contrôler les plans d’actions des agents du service
• Gérer les demandes de congés des agents placés sous sa responsabilité
• Elaborer et renseigner les tableaux de bord
• Créer la feuille de route
• Aider à la décision
Activités spécifiques :
• Travailler en réseau avec toutes les directions
• Animer le réseau des assistantes de direction de la collectivité
• Echanges fréquents d’information avec la Directrice Générale des Services, le Directeur Général des Services Adjoints et les autres collaborateurs
• Assurer un contrôle et effectuer des recommandations sur les dossiers en cours
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions.
Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
• Connaissance de la commande publique, Finances et RH
• Capacités rédactionnelles
• Efficacité à communiquer avec ses collaborateurs
• Participe aux groupes de travail, de pilotage des projets transversaux
• S’appui sur l’expertise métier des directions supports pour mener à bien ses missions
• Esprit de synthèse
• Faire preuve d'esprit d'équipe
• Etablir une relation de confiance avec l’équipe
• Maîtrise de l’environnement territorial
• Etre discrète et capable de respecter la confidentialité des informations auxquelles il/elle a accès
• Avoir de la discrétion, l’autonomie, la rigueur
Compétences transversales :
• Appliquer les règles et procédures
• Avoir le sens de l’écoute
• Respect des obligations de confidentialité
Missions Principales
• Assister et organiser la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services
• Suivre les projets et activités du Pôle
• Etre en charge de dossiers spécifiques sous couvert de la Directrice Générale des Services et du Directeur Général des Services Adjoint
• Apporter une assistance au Directeur Général des Services Adjoint (DGSA), aux Directeurs de Transition et de Pôles en termes d’information et de suivi de dossiers
• Collecter et traiter les besoins des Directions de Transitions et de Pôles en collaboration avec leurs assistantes
• Assurer le relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des Services/Directions et la Direction Générale
• Organiser et planifier les réunions
• Participer au processus de préparation budgétaire
• Coordonner, gérer et contrôler les budgets des directions
• Suivre et contrôler les activités RH des directions