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Description du poste à pourvoir Administration :
- Traitement des courriers et des courriels des services techniques ;
- Gestion des agendas et des plannings (incluant la mise à jour des plannings des agents techniques) ;
- Accueil physique et téléphonique (notamment pour le service de réactivité chaque matin) ;
- Organisation des rendez-vous en lien ;
- Transmission des remarques et dossiers à faire valider aux élus ;
- Préparation de dossiers : charte courrier, fiche de présentation ,
- Suivi de classement et de déclassement de la voirie ;
- Gestion des assurances de la collectivité, couvrant l'ensemble des infrastructures et des véhicules de la commune et du port, à l'exclusion des sinistres liés aux bateaux et aux éléments flottants qui sont sous la responsabilité de la Capitainerie de Palais ;
- Suivi et gestion des encaissements des horodateurs en lien avec l'agent responsable, y compris les versements à la perception ;
- Gestion des DT et DICT, nécessaires pour les travaux des agents de la collectivité, et réponses aux DICT émises par les entreprises ;
- Gestion des courriels et courriers en lien avec les services techniques et le responsable du pôle technique, tout en privilégiant une présence active sur le terrain ;
- Suivi des marchés publics en lien avec le DGS pour assurer la continuité des projets et des actions. - Mise en Iigne des informations sur les différents sites de la mairie (application Mon Village, site de la mairie), en collaboration avec le service communication.
- Gestion des documentations administratives.
- Veille sur les formations réglementaires des agents pour assurer Ieur conformité (permis, autorisations, etc.)
- Contrôle réglementaire de la flotte de véhicules de la collectivité.
- Événementiel :
- Organisation des réunions avec la Commission Culture ;
- Coordination avec les associations, les services municipaux, et les élus ;
- Gestion du budget en collaboration avec le DGS ;
- Respect de la réglementation en lien avec les services de la préfecture ;
- Sélection des feux d'artifice, concerts, et gestion de la logistique des événements ;
- Organisation de la réunion de coordination des intervenants à partir de mi-juin ,
- Communication sur les activités annuelles en collaboration avec les différents services ;
- Programmation et suivi des événements de la chapelle
Maitrise des procédures administratives et législatives
Compétence en communication
Autonomie et sens de l'organisation
Diplôme en relation avec le secrétariat /l'administration souhaité
Expérience dans un poste similaire souhaité
La Commune de Le Palais recherche son Coordinateur des activités techniques et évènementielles H/F: Service Réactivité & Coordination du pôle technique. Gestion des associations et évènements de la commune.