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Rattaché à la Directrice des Relations Humaines et en coordination avec le responsable de l’organisation du temps de travail, de la politique sociale et de l’absentéisme, le cadre de santé référent logiciel de gestion du temps de travail assure les missions suivantes :
Gestion du logiciel et de ses mises à jour
- manager le déploiement et la mise à jour de l’outil de gestion informatisé des plannings
- participer en partenariat avec la DRH et les informaticiens référents à l’actualisation de l’architecture et des paramétrages de l’outil
- assurer une veille pour promouvoir l’efficience des interfaces et garantir aux utilisateurs la qualité du traitement des informations relatives à la gestion des ressources humaines
Préparation et suivi des changements
- ajuster les paramétrages, contrôler la concordance des informations afin de permettre les interfaces automatisées.
- assurer la hot line (conseils, aide, dépannages, installations spécifiques)
- assurer les relais DRH / gestionnaires pour optimiser l’utilisation qui est faite de l’outil
- analyser l’origine des problèmes de paye rapportés par les agents et les gestionnaires, assurer la réparation et communiquer le rectificatif pour ajustement dans les meilleurs délais
Formation et accompagnement de l’encadrement
- assurer la formation initiale d’un nouvel arrivant (cadre, agents, manager, plannificateur)
- accompagner les gestionnaires dans l’usage de l’outil et l’application des règles de temps de travail
- Organiser des rencontres de travaux pratiques avec les Gestionnaires et Cadres de santé pour assurer la formation continue
- participer à la demande des cadres ou de l’institution aux projets touchant l’organisation des temps travaillés et procéder à des mises en test
- prendre en compte les questionnements et problèmes de l’encadrement et proposer les mesures correctives
Conseil au directeur et proposition d’actions
- proposer au directeur des relations humaines des actions d’amélioration ou correctives en matière de gestion du temps de travail
- proposer des actions à mener en lien avec la règlementation et ses évolutions
- mettre en œuvre les décisions prises en matière de gestion du temps de travail
- Recenser les besoins des utilisateurs,
Evaluation et gestion des risques liés au temps de travail :
- superviser les actions réalisées ou à réaliser sur les anomalies
- participer au suivi des anomalies non gérées dans le cadre de la Certification des Comptes et l’analyse de l’impact paie afférent.
- réaliser des requêtes nécessaires au contrôle de gestion ainsi qu’à la certification des comptes.
Autres missions :
Appui sur des tâches administratives RH
Appui aux gestionnaires paies
Implication au sein de l’institution :
- participer aux groupes institutionnels portant sur les organisations de travail
- collaborer avec les directions fonctionnelles et notamment la coordination générale pour les sujets relevant du temps de travail
- participer à des extractions de requêtes selon les besoins (drh, …)
- assurer des mises à jour de planning sur des absences de courte durée,
- collaborer avec les gestionnaires de l’absentéisme pour la mise à jour et les modifications réglementaires à effectuer si besoin.
Spécificités du poste :
Disponibilité pour s’adapter aux contraintes du poste
Adaptation des séquences de formation au public
Accueil sur DRH et déplacement en service pour l’analyse des dysfonctionnements et permettre la communication avec les agents
Hot line permanente imposant le discernement et des capacités à passer d’un sujet à une autre
Formations obligatoires requises : Bac obligatoire
Moyens Mis à disposition (techniques, humains, financiers) :
Bureau et équipements pour réaliser les formations
Prévention - Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) : Travail sur écran
Formations – Qualifications (Savoir) :
Maitriser le réglementaire et être à l’aise face à un environnement informatique
Avoir un entrainement à la réalisation des plannings et maitriser la logique des emplois du temps dans un service
Connaissance du Statut de la Fonction Publique
Connaissance de la réglementation relative au temps de travail dans la Fonction Publique
Maîtrise des outils informatiques et en particulier du logiciel de gestion du temps de travail (Kelio, Excel)
Connaissances particulières (Savoir-faire) :
Connaissance des règles de fonctionnements des collectivités et des EPCI
Connaissance des règles de gestion du temps de travail
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
Expérience souhaitée en ressources humaines, idéalement dans la fonction publique
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
Faire preuve de diplomatie
Savoir s’affirmer et porter une décision
Faire preuve de discernement
Faire preuve d’implication et de pédagogie.
Être en mesure de travailler en équipe pluridisciplinaire
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines l'agent sera chargé d'assurer le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
dans le cadre de la gestion du temps :
- Être le référent réglementaire et l’interlocuteur pour toutes les questions ayant trait au temps de travail des agents
- Veiller à l’application du cadre juridique sur le temps de travail,
- Établir, alimenter et analyser les bases de données (études, statistiques, tableaux de bord) et les projets d’organisation,
- Assurer le suivi des autorisations d'absences des syndicats et la saisie des absences
- Former les nouveaux utilisateurs au fonctionnement du logiciel gestion des temps
- Répondre à toutes questions des utilisateurs
- Instruire les demandes de congés bonifiés ;
- Assurer un conseil auprès des services en matière d'organisation du temps de travail
- Conseil et expertise sur la gestion individuelle et institutionnelle des plannings.
- Gestion des arrêts maladie + suivi avec les instances