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Missions principales
Gestion administrative des procédures de passation et d'exécution des marchés publics.
Rédiger des courriers à destination d'entreprises (ex : courriers aux attributaires de marchés et aux entreprises non retenues).
Préparer des documents pour signature ou télétransmission au contrôle de légalité (pièces marchés, avenants...).
Préparer les éléments d'une réunion de la Commission d'Appel d'offres.
Instruire des demandes telles que agréments de sous-traitant, délivrance d'exemplaire unique...
Informer et conseiller des tiers sur l'état d'un dossier, le déroulement d'une procédure, etc.
Opérer des saisies dans le système d'information (notamment SI Finances).
Réceptionner, traiter, vérifier et classer des pièces comptables
Engager les dépenses pour les besoins de la direction (ex: frais d'insertion).
Mettre en paiement les factures correspondantes.
Gestion de l'accueil physique et téléphonique
Recevoir et orienter les demandes.
Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
Rechercher et diffuser des informations.
Orienter, conseiller vers l’interlocuteur ou le service compétent.
Participer à l'organisation des activités du service
Trier, classer et archiver des documents.
Suivre éventuellement la planification de réunions et de l’agenda de l’équipe et/ou de son responsable hiérarchique.
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
Réceptionner, traiter et diffuser des informations.
Assurer l’organisation logistique de la direction et des réunions.
Assurer le suivi dans les logiciels RH : congés, horaires variables (sous validation des supérieurs hiérarchiques concernés).
Compétences / Connaissances :
- Procédures internes de gestion
- Accueil physique et téléphonique
- Sens de l’organisation
- Logistique administrative
- Aisance informatique
- Anticipation
Qualités professionnelles :
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Discrétion
- Confidentialité
- Réactivité
La direction de la commande publique recherche un assistant administratif H/F des marchés publics. Au cœur des procédures de passation et d’exécution des marchés, vous assurez le suivi administratif, garantissez le respect des règles et contribuez à la bonne gestion des achats de la collectivité.
Rigueur, organisation et sens du travail en équipe seront vos meilleurs atouts pour ce poste !