Accueil physique et téléphonique du public :
- Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie
Contrôler les pièces et les dossiers :
- Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.
Traiter les dossiers sur le plan administratif :
- Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles ; enregistrement des demandes d’acte d’état civil, édition des actes concernés (actes de mariage, naissance, décès ; enregistrement des recensements militaires)
Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
-Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.
Les "savoirs" :
Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace.
Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service.
Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.
Les "savoirs-faire" :
Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels.
Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations.
Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, recensement militaire, …)
Etat civil : Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits ; imprimer les actes d’état civil (acte de mariage, décès, naissance, …).
Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage
Les "savoirs-être":
Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité, équité, respect du principe de laïcité.
Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information.
Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle.
Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rendre compte de son activité.
Sous la responsabilité de la Directrice de la Vie Communale, vous aurez en charge les activités suivantes :
- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, démarches d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeport et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage
- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
SPECIFICITES DU POSTE :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h.
(Roulement planifié à l’avance, 1 à 2 permanences par mois)
Utilisation des logiciels : SIECLE, AVENIR, RDV360.
Maîtrise du fonctionnement des dispositifs de recueil biométriques.