ETTIC Ile-de-France
Postée il y a 24 heures
Et si une approche différente des Ressources Humaines en milieu social, médico-social et service à la personne était possible ?
La réponse est oui, c'est ETTIC Ile-De-France !
A l'origine, ETTIC est une rencontre entre des acteurs du médico-social et social qui souhaitent travailler ensemble, mais différemment, sur les problématiques RH du secteur d'activité.
A travers notre plateforme de recrutement, ETTIC.org, nos missions sont :
- Accompagner nos coopérateurs (associations) dans leur politique RH globale
- Trouver les compétences adaptées en respectant les valeurs de chacun
- Partager les avantages et valeurs des fondements du travail temporaire
ETTIC Ile-De-France, est une coopérative d'emploi et de services spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnels vacataires dans le secteur des organismes associatifs spécialisés dans l'accompagnement du handicap et les métiers du sanitaire, médico-social et service à la personne. De par sa raison d'être et sa vocation, ETTIC Ile-De-France s'inscrit pleinement en tant que société de l'économie sociale et solidaire.
ETTIC IDF recherche pour l'un de ses établissements coopérateurs, un assistant de direction (h/f) afin d'assister la direction de l'établissement médico-social dans la gestion quotidienne des activités administratives, logistiques et organisationnelles, en garantissant la qualité des services aux résidents tout en respectant les normes et les procédures liées au secteur médico-social.
Responsabilités :
Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer la gestion des agendas de la direction, en planifiant les rendez-vous, réunions et déplacements.
- Préparer les documents pour les réunions de direction, les réunions avec les partenaires, et les instances représentatives (conseils d'administration, comités de suivi, etc.).
- Rédiger et diffuser les courriers, notes de service, rapports, et comptes rendus des réunions.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs, médicaux et sociaux en lien avec les résidents.
- Gérer la correspondance (téléphone, mail, courrier) et filtrer les demandes externes et internes.
Suivi financier et logistique :
- Gérer les commandes de fournitures et équipements nécessaires à l'établissement (matériel médical, fournitures de bureau, etc.).
- Suivi des budgets et des dépenses du service, gestion des factures, saisie des notes de frais.
- Assurer la gestion des contrats avec les prestataires externes (services médicaux, maintenance, etc.).
- Suivre et organiser les événements internes (journées de sensibilisation, formations, événements pour les résidents, etc.).
Gestion des ressources humaines :
- Soutenir la gestion des plannings du personnel administratif et soignant, en lien avec le responsable RH.
- Assurer la gestion des absences, des congés et des plannings des équipes, dans le respect de la législation et des conventions collectives en vigueur.
- Participer à la préparation des entretiens et à la gestion documentaire des dossiers du personnel.
Communication interne et externe :
- Assurer la communication entre la direction, les équipes, les résidents et les familles.
- Accueillir les visiteurs (familles, partenaires, institutions) et les orienter de manière professionnelle.
- Diffuser les informations importantes aux équipes (réunions de coordination, informations réglementaires, etc.).
Suivi des démarches réglementaires et qualité :
- Assurer le suivi des démarches administratives et réglementaires liées au secteur médico-social (autorisation d'accueil, démarches ARS, etc.).
- Contribuer à l'élaboration des rapports d'activités et de qualité pour les organismes de contrôle et les autorités de régulation.
- Participer à la mise en place et au suivi des protocoles qualité et sécurité en lien avec le bien-être des résidents et la conformité aux normes en vigueur.
Compétences requises :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des logiciels de gestion médico-sociale.
- Connaissance des procédures administratives et des réglementations dans le secteur médico-social.
- Sens de l'organisation, capacité à gérer des tâches multiples et à respecter des délais stricts.
Compétences relationnelles :
- Excellent sens de la communication orale et écrite.
- Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles (dossiers médicaux et personnels).
- Sens de l'écoute, disponibilité et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Empathie et compréhension des enjeux spécifiques du secteur médico-social.
Compétences organisationnelles :
- Gestion du temps et des priorités avec une capacité à travailler sous pression.
- Autonomie, rigueur et sens de l'initiative.
- Gestion efficace de l'agenda et des réunions en fonction des impératifs du secteur.
Formation et expérience :
- Formation : Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, ou secteur médico-social (ex. : DUT Carrières Sociales, BTS Gestion des Organisations).
- Expérience : Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans un poste similaire, de préférence dans le secteur médico-social ou dans un environnement sanitaire.
Qualités recherchées :
- Rigueur et organisation
- Autonomie et réactivité
- Capacités de gestion des priorités
- Sens de l'écoute et respect de la confidentialité
- Empathie et bienveillance
- Esprit d'équipe
Compétences requises :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des logiciels de gestion médico-sociale.
- Connaissance des procédures administratives et des réglementations dans le secteur médico-social.
- Sens de l'organisation, capacité à gérer des tâches multiples et à respecter des délais stricts.
Compétences relationnelles :
- Excellent sens de la communication orale et écrite.
- Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles (dossiers médicaux et personnels).
- Sens de l'écoute, disponibilité et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Empathie et compréhension des enjeux spécifiques du secteur médico-social.
Compétences organisationnelles :
- Gestion du temps et des priorités avec une capacité à travailler sous pression.
- Autonomie, rigueur et sens de l'initiative.
- Gestion efficace de l'agenda et des réunions en fonction des impératifs du secteur.
Formation et expérience :
- Formation : Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, ou secteur médico-social (ex. : DUT Carrières Sociales, BTS Gestion des Organisations).
- Expérience : Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans un poste similaire, de préférence dans le secteur médico-social ou dans un environnement sanitaire.
Qualités recherchées :
- Rigueur et organisation
- Autonomie et réactivité
- Capacités de gestion des priorités
- Sens de l'écoute et respect de la confidentialité
- Empathie et bienveillance
- Esprit d'équipe