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Activités principales:
- Accueil physique et téléphonique du service
- Gestion du courrier
- Programmation de réunions, réservation de salle, etc…
- Gestion RH du service :
Enregistrer les demandes de fournitures et les EPI
Enregistrer et suivi des congés des agents
Mise en œuvre des plannings d’astreintes de permanence week-end et jours fériés
Enregistrement et suivi des heures supplémentaires, etc… .)
Pointage des agents du service
- Gestion financière du service :
Etablir les bons de commande
Mettre les factures en validation (Contrôle des pièces jointes, correspondance des prix, bons de livraison, PV de réception/admission,…) avant service fait
Etablir des devis et suivi des commandes sur le logiciel CADI
- Gestion opérationnelle du service :
Enregistrement et suivi des demandes d’intervention
Gestion des fiches du logiciel ATAL
- Classer et archiver les documents relatifs au service
- Alimentation et suivi des tableaux de bord :
tableau de bord de suivi de bons de commande et traitement des factures
tableau de bord des heures supplémentaires
tableau de bord de suivi des factures
- Si nécessaire : Participation à des réunions (internes et/ou externes) relatives à des projets impliquant le service
Activités spécifiques:
- Soutien et renfort des assistantes administratives des autres services de la direction ;
- Assurer la continuité de service du standard/accueil dans la relation avec les administrés ;
Compétences :
- Connaissance de l’environnement professionnel de la collectivité ;
- Connaissances générales sur les règles d’hygiène et de sécurité ;
- Connaissance sur le processus décisionnel et les procédures administratives de la collectivité ;
- Connaissance de base de gestion administrative ;
- Connaissance du M14/ maîtrise du Pack Office et notamment Excel ;
- Connaissance de l’environnement financier et comptable ;
Savoir être:
- Motivée, ayant le sens du travail en équipe ;
- Rigueur - Sens de la confidentialité et de l’organisation – Savoir faire preuve de diplomatie ;
- Polyvalent(e) - Qualité Relationnelle - Réactivité - Curieux(se) ;
Savoir-Faire:
- Être capable d’assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ;
- Savoir assurer la transversalité inter-service et de contribuer à la continuité de service;
- Être capable de mettre en forme et d’améliorer les documents administratifs à partir des outils bureautiques et de gestion ;
Sous la responsabilité du Responsable du Service Gestion des Espaces Publics & Règlementaires, l’agent assure le suivi administratif et financière du service.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).