• Activités principales :
Accueil téléphonique avec orientation des appels.
Recevoir, traiter, demander et diffuser toutes formes d’information y compris en relation avec les Unités Territoriales.
Trier, classer et archiver les dossiers administratifs y compris la gestion de l’application E-congés et éléments variables de la paie.
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et comptes rendus de réunions y compris participation aux réunions.
Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs, tableaux de bord et établir des documents supports à des réunions.
Gérer le stock des fournitures.
Collaborer aux procédures dans le domaine des Marchés Publics.
Suivre la dématérialisation des recettes (vente de métaux, etc…) et des conventions UGAP.
• Activités spécifiques :
- Rédiger des correspondances diverses
- Elaborer des dossiers spécifiques de subventions
- Elaborer des supports de réunions ou documents stratégiques
- Organiser et planifier des réunions, des rendez-vous
- Etablir des dossiers de communication
- Mutualisation avec les Unités Territoriales
SAVOIR
• Fonctionnement, activités, circuits et partenaires du service
• Fonctionnement de l’Internet et de l’Intranet
• Techniques de secrétariat
• Techniques et outils de communication
• Notions de la commande publique et des procédures de dépenses publiques (législation des marchés publics)
• Compétences informatiques, Tableaux de bord et outils de planifications et suivi RH.
• Fonctionnement et politiques de la collectivité
• Logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
SAVOIR FAIRE
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, réaliser la saisie de documents et leur mise en forme
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la cellule
• Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
• Restituer l’information et rendre compte
• Utiliser un langage technique et le maitriser
• Classer et archiver les dossiers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Suivre et gérer les dossiers administratifs.
- Assister le chef de service et plusieurs responsables dans l’organisation de leurs tâches administratives.
- Assurer les missions de correspondant RH