Postée il y a 24 heures
La commune du Bourget-du-Lac dispose de plusieurs salles mises à disposition des habitants (location), des associations (activités) ou des entreprises (location). Sous la responsabilité de la directrice du pôle CAPS, l'agent aura la charge de l'ensemble du process de la gestion de ces mises à disposition de salles : du recueil puis suivi administratif des demandes (par téléphone, courriel, accueil physique), la contractualisation de ces occupations, l'organisation des accès aux salles et la facturation afférente.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et utilisateurs des salles communales
- Secrétariat du service (courriers, appels téléphoniques, classement, gestion de la boite mail du service, gestion d'agenda et organisation de réunions).
- Gestion des demandes et des plannings d'utilisation des salles communales (gymnase, espace culturel, salle de cinéma, Prieuré, salle de multi-activités...) sur le logiciel 3D Ouest
- Gestion des demandes de matériel communal mis à disposition ou facturé dans le cadre des occupations de salles ou de manifestations communales et associatives,
- Participation à l'organisation des événements municipaux entrant dans le périmètre du service et transverses à la direction,
- Suivi des conventions de mises à disposition des bâtiments communaux au profit des associations,
- Suivi financier des réservations des salles en temps que régisseur de recettes auprès du Trésor Public,
- Organisation des conditions d'accès dans le cadre de locations ou utilisations récurrentes (clés, codes d'accès, service de sécurité),
- Suivi des états des lieux en lien avec les agents qui les réalisent,
- Coordination de l'entretien des salles en fonction de leur utilisation avec les agents d'entretien, les services techniques ou entreprise privée de nettoyage,
- Rédaction d'un bilan annuel qualitatif, quantitatif et statistique de l'utilisation des salles,
- Construction et optimisation d'outils de contrôle et de suivi de l'utilisation des salles et du matériel communal.
Savoir-être :
- Sens du service public
- Bonne présentation, Aisance relationnelle, Maîtrise de soi
- Posture professionnelle en adéquation avec les publics
- Ponctualité, discrétion, réserve
- Polyvalence et adaptabilité
- Rigueur et méthode
Savoir-faire :
- Respect du règlement,
- Savoir rendre compte
- Connaissance des logiciels métiers et pack office
- Gestion et anticipation des conflits
- Communication et expression orale
- Travail en équipe
Dans le cadre d'une vacance de poste, la mairie recherche un.e assistant.e de gestion des salles municipales à temps complet pour une durée déterminée de 12 mois. Poste à pourvoir à compter du 15 avril 2025.