Assurer l'accueil physique et téléphonique,
Assister le Directeur général adjoint dans la tenue de son agenda Outlook et affaires courantes,
Organiser et planifier les réunions, déplacements et rendez-vous,
Préparer les réunions du DGA, collecte de documents et rapports, relances, préparation de dossiers,
Relayer les informations aux directions du pôle,
Prendre des notes lors des réunions et rédigés par le DGA,
Mettre en forme les courriers rédigés par le DGA,
Procéder au classement et archivage,
Assurer le suivi et la diffusion du courrier dans les directions du pôle via AIRS,
Assurer la gestion des parapheurs (tableau de sui des entrées et sorties, contrôle de la conformité des procédures internes au pôle à celles applicables à l'ensemble des pôles, relecture et vérification de l'orthographe, et réactivité face aux courriers urgents)
Assurer le traitement des opérations de gestion du temps sur le logiciel INCOVAR (éditer les demandes pour validation du directeur de pôle)
Titulaire d'un baccalauréat et/ou BTS
Maîtrise du pack Office
Maîtrise de la messagerie électronique,
Maîtrise des techniques de classement,
Notions de comptabilité publique.
Discrétion professionnelle,
Rapidité d'exécution des tâches,
Adaptabilité aux différentes situations rencontrées.
Disponibilité et souplesse demandées au niveau des dépassements horaires
Apporter une aide permanente au directeur général adjoint du pôle Finances, commande publique, contentieux-contrats en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'information et d'accueil.