MISSION DU POSTE
Mettre en œuvre, sous les directives des élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale.
Organiser les services de ta commune
Elaborer le budget et gérer les ressources humaines
ACTIVITES PRINCIPALES
Assistance et conseil des élus :
Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Bâtir une relation de confiance avec le Maire
Secrétariat du Conseil municipal :
Etablir et adresser les convocations,
Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,
Veiller à la transmission des actes au contrôle de légalité
Gestion du personnel :
Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l'agent
Assurer le suivi de carrière des agents
Rédiger les arrêtés et les contrats
Etablir la paie (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d'année...)
Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CT
Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences
Gérer les demandes d'aide sociale (CNAS ....)
Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)
Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
Diffuser les informations auprès des agents
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :
Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements...)
Préparer et suivre l'exécution du budget
Préparer et suivre les dossiers de subventions
Rédiger et suivre les marchés publics
Suivi des dossiers assurance (personnel, bâtiments, responsabilité civile...)
Accueil et renseignement de la population Gestion des affaires générales :
Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil,
Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
Gestion des équipements communaux :
Planifier la gestion des locaux et des équipements
Définir les besoins en matériels et en équipements
Evaluer le patrimoine et les risques
Encadrement du personnel :
Etablir les fiches de postes
Planifier les tâches
Organiser et suivre les différentes activités
Coordonner les équipes
Gérer les problèmes organisationnels et relationnels
Conduire les entretiens d'évaluation
ACTIVITES ANNEXES
Gestion des régies
Rédaction des baux locatifs
Recensement de la population
Revue de presse
Collecte des données pour le bilan social
Etablissement de statistiques
MODALITES D'EXERCICE : (Conditions de travail particulières)
Travail en bureau, déplacement sur le territoire (occasionnel)
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions
Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
FORMATIONS : (savoirs)
Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation
Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale
Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique
Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs, Connaissance des règles des actes d'état-civil et d'urbanisme
Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES : (savoir-faire)
Savoir planifier son travail et gérer les priorités
Respecter les délais réglementaires
Etre en capacité de vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Savoir piloter, suivre et contrôler les activités des agents
Savoir élaborer et suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes, des demandes de subventions et des déclarations financières Savoir mettre en œuvre les décisions des élus
Qualités rédactionnelles requises
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC
QUALITES REQUISES : (Savoirs être)
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Excellentes qualités relationnelles
Capacité à animer et à manager des équipes
Autonomie
Qualités organisationnelles
Être force de proposition
Intitulé du poste : Secrétaire de mairie
LIEN HIERARCHIQUE L'Autorité territoriale
RELATIONS FONCTIONNELLES
Echanges permanents d'informations avec le Maire et le Conseil Municipal
Relations avec l'ensemble des services
Relations avec le comptable public
Relations permanentes avec le public
Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité), le CDG, le
CNFPT, L'Association des Maires, la Préfecture
Relations avec les institutions ou entreprises privées et les associations
CONDITIONS STATUTAIRES :(cadre d'emplois, temps de travail)
Cadre d'emplois
- des secrétaires de mairie
- des rédacteurs territoriaux Soit
- des adjoints administratifs territoriaux
Temps de travail hebdomadaire -temps complet