Postée il y a 25 jours
Ces formations sont destinées aux salarié(e)s, aux entreprises ainsi qu'aux demandeur(euse)s d'emploi. Chaque année, plus de 2500 stagiaires sont accueillis sur nos différents sites régionaux, grâce à l'engagement de près de 300 membres permanents.
Le Greta Centre-Val de Loire recrute pour son site d'Orléans un(e) Assistant(e) de formation.
Dans ce rôle, vous aurez la responsabilité de la gestion administrative et financière des actions de formation
Vos missions et activités :
Accueil et information des publics
- Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique des clients, des stagiaires, des partenaires
- Informer et orienter les différents publics sur les produits, services, fonctionnement et droits
- Transmettre les demandes et les messages aux personnes concernées.
- Participation à des réunions d'information et à des manifestations (JPO, salons, forums)
- Préparer et diffuser des mailings
- Editer les offres de prestation, saisir les éléments de suivi des offres, relancer les clients.
Accompagnement des stagiaires et suivi des dossiers :
- Anticiper, préparer, constituer et gérer les dossiers administratifs de recrutements des candidats
- Constituer les différents types de dossiers des stagiaires.
- Conventionner les prestations (Saisie, suivi des retours client, transmission au service financier)
- Saisir les dossiers stagiaires sur les plateformes des prescripteurs et financeurs
- Edition et diffusion des documents de suivi (livrets d'accueil et de suivi, contrat de formation, émargements, conventions de stage, convocations,.)
- Relance les bénéficiaires pour les dossiers incomplets ou en cas d'absence
- Suivi de la réalisation de la prestation (Présence des stagiaires, aménagements de planning, autorisation et justificatifs d'absence)
- Transmission des données au service financier, aux partenaires et financeurs
- Délivrer les différentes attestations de fin de formation
- Collecter, renseigner et transmettre les documents de suivi post-formation
Gestion matérielle et logistique :
- Gérer la logistique des salles avec les coordonnateurs (réservation des salles, PC, vidéoprojecteurs.).
- Suivre les stocks et gérer les commandes de fournitures.
- Alerter en cas de dysfonctionnement, de problème matériel
Profil recherché :
- Connaissance du domaine de la formation ou de l'enseignement appréciée
Compétences requises :
- Maîtriser les outils bureautiques et plateformes numériques
- Maîtriser les techniques administratives courantes
- Recevoir et orienter les différents publics
- Transmettre et diffuser de l'information auprès des publics
- Saisir, traiter, organiser et synthétiser des informations (notamment chiffrées)
- Classer et archiver les données de manière à les rendre accessibles
- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier
Qualités et aptitudes professionnelles :
- Avoir un grand sens de l'organisation, de la rigueur et de la précision
- Disposer de bonnes aptitudes relationnelles et au travail en équipe
- Faire preuve d'autonomie, de prise d'initiatives et de discrétion
- Relation client-fournisseur à l'internet comme à l'externe
Experience: Débutant accepté
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.