Afin de candidater, merci de faire parvenir un CV et une lettre de motivation, toute candidature incomplète ne sera pas étudiée.
1. DÉNOMINATION DU POSTE
Grade : Assistante Médico-Administrative et Adjoint administratif
Fonction : Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Assurer la gestion administrative de la Direction des Soins
Affectation : - ELIPSES : Équipe Mobile Psychiatrie Précarité (EMPP) et PASS PSY 50%
- Direction des Soins 50%
2. MISSION PRINCIPALE
L’Assistante Médico-Administrative (AMA) assure :
- le fonctionnement administratif de l’unité, le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient
- la gestion administrative au sein de la direction des soins
3. ACTIVITÉS DU POSTE (AMA)
3.1 ELIPSES
- Accueil téléphonique
- Frappe de compte-rendu de consultations, de courriers, de certificats du médecin
- Frappe de compte-rendu des réunions partenaires
- Ouverture de dossier patient sur CPAGE
- Tenue et archivage papier et informatique de dossier patient
- Réservation de véhicules et des salles
- Saisie d’activités sur Hôpital Manager
- Gestions des listings (contacts partenaires, etc.)
- Saisie d’activités sur Excel en vue du rapport annuel d’activité et du logiciel PIRAMIG
- Réalisation de statistiques pour l’élaboration du rapport annuel d’activité
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations en sa possession
- Gestion et contrôle des commandes et des stocks
- Préparation logistique des réunions équipes et partenariales
- Participer aux évolutions du métier et au développement des activités transversales dans son service
- Participer à la préparation de la formation « psychiatrie-précarité »
3.2 ACTIVITÉS DU POSTE (Assistante Direction des Soins en complément de l’assistante en titre)
- Assurer la coordination de l’organisation et du bon fonctionnement du service
- Assurer le secrétariat de la direction des soins, accueil physique et téléphonique
- Gérer la création d’outils de travail, la mise en forme de documents… via les logiciels Word, Excel, Power Point
- Assurer la permanence téléphonique du Directeur des Soins
- Assurer les demandes de réservation des salles de réunion de la Direction des soins et gérer le matériel informatique
- Assurer la planification des stages étudiants en lien avec le groupe d’encadrement des stagiaires
- Gestion des demandes de stages soignants (stages infirmier, Aide-soignant, Accompagnant Éducatif et Social, Psychomotricien, Ergothérapeute…)
- Assurer la gestion des tableaux de garde
- Élaborer les tableaux de gardes de weekend des cadres de santé et des unités de soins
- Gérer toutes les demandes de changement de garde
- Diffuser les tableaux
- Assurer la gestion des demandes de réservation des minibus disponibles au sein du pool de véhicule de l’établissement en lien avec le standard.
- Assurer la gestion des remplacements des professionnels soignants de jour en lien avec l’équipe « gestion des remplacements »
- Réceptionner et traiter les demandes de remplacements transmises par les cadres de santé selon la procédure en vigueur
- Tenir l’outil de gestion à jour
- Assurer l’affectation des agents de l’équipe de suppléance de jour et les soignants (IDE/AS/ASH) des unités de soins positionnés en réserve
- Assurer la publication des demandes de mission via le système Hublo et se coordonner avec la Direction des Ressources Humaines pour les demandes d’intérim
4. LIENS HIÉRARCHIQUES et FONCTIONNELS
L’AMA est placée sont l'autorité de la Direction des Soins et par délégation sous l’autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l’unité.
5. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FRÉQUENTES
- ELIPSES
- En interne :
- Le médecin, le cadre de santé, l’équipe pluri-professionnelle de l’unité (infirmiers, psychologues, assistant social)
- Les autres secrétariats du Centre Hospitalier la Chartreuse
- En externe :
- Les partenaires sociaux et médicaux sociaux en lien avec le suivi des patients d’ELIPSES.
- Les EMPP et PASS-psy
- Direction des Soins
- Directrice des Soins
- Cadres Supérieurs de santé et Cadres de Santé
1. EXIGENCES DU POSTE
- Diplôme requis
Diplômes ouvrant aux concours d’Assistant Médico-Administratif de catégorie B
- Formations obligatoires ou spécifiques
- Environnement informatique du CHLC
- Logiciel de bureautique informatique
- Particularités du poste
- Poste de travail à temps plein partagé 50% ELIPSES et 50% DSI
- Participer à l’amplitude d’ouverture du service
- Repos fixes (weekend et jours fériés)
2. COMPÉTENCES REQUISES OU À DÉVELOPPER DANS LE POSTE
- Savoir-faire
- Être expert dans l’utilisation des outils bureautiques
- Analyser et optimiser un ou des processus
- Évaluer la pertinence des données et des informations reçues
- Identifier et analyser des erreurs de gestion (codage)
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d’activité professionnel
- Organiser, classer et conserver des données, des documents de diverses natures
- Maitriser la rédaction de comptes rendus et de courriers
- Être capable d’effectuer des recherches de documentations
- Connaitre des règles de fonctionnement d’une équipe pluridisciplinaire
- Être capable de prioriser ses activités
- Savoir-être
- Avoir le sens des responsabilités
- Être autonome et capable d’initiatives
- Faire preuve de curiosité intellectuelle
- Être capable de travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau
- Favoriser sa formation pour maintenir et développer ses compétences
- Être réactif.ive
- Avoir le sens du contact et du relationnel
- Communiquer efficacement avec le cadre et le médecin sur les actions entreprises ainsi qu’avec l’ensemble de l’équipe
- Connaissances
- Niveau expert dans l’utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Formation aux différents logiciels de l’environnement informatique de l’établissement
- Maitriser l’orthographe et les règles de dactylographie
- Connaître les termes médicaux spécifiques et le codage des actes
- Savoir se situer dans l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement
- Connaître la réglementation relative à la gestion des archives
Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d’Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l’adulte (308 500 habitants) et d’un inter secteur de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L’activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d’arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).