Secrétariat gestion administrative
- Gère les agendas des cadres de la Direction de l’Education.
- Réceptionne et gère les effectifs de la pause méridienne pour ajuster l’encadrement en fonction des besoins.
- Réceptionne et traite les demandes téléphoniques, en assurant une permanence.
- Réceptionne, distribue, enregistre et suit les courriers en interne et en externe.
- Rédige les diverses demandes de déménagement et de support de communication (menus, mails ...)
- Rédige et propose à sa hiérarchie les réponses aux divers courriers
- Prépare les réunions (invitations, réservation de salle ...) et les dossiers nécessaires à leur bon déroulement.
- Rédige les comptes rendus des réunions, les décisions, les délibérations, ainsi que les déclarations SDJES annuelles ou selon les périodes de vacances scolaires.
- Gère le parc de véhicule.
- Est l’interlocuteur privilégié des prestataires et / ou fournisseurs.
*Gestion financière et marché public
- Suivi du budget (commandes diverses, engagements, contrôle et traite les factures en respectant les imputations budgétaires, recettes divers).
- Suivi des dossiers CAF, contrat enfance / jeunesse et autres subventions ou mécénats.
- Mise en œuvre, suivi et alerte sur les reconductions des marchés publics.
* Gestion des ressources humaines
- Suit les arrêts, les congés, les formations et assure leurs contrôles en transversalité avec les ressources humaines.
- Déclare aux ressources humaines les heures supplémentaires, complémentaires, le télétravail et assure leurs suivis.
- Rédige et assure le suivi des recrutements après transmission des CV par la direction du service concerné.
- Suit et transmet à la direction de l’Education les risques professionnels en lien avec les déclarations d’AT.
LES MISSIONS SONT SUSCEPTIBLES D’EVOLUER SELON LES NECESSITES DE SERVICE
COMPETENCES REQUISES
SAVOIRS (connaissances)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et de l’organisation de la collectivité et du service
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
SAVOIR - FAIRE (compétences)
• Maîtrise des outils informatiques (word, excel,)
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs,
• Accueillir le public avec amabilité
• Transmettre l’information
• Savoir rendre compte
SAVOIR - ETRE (comportement)
• Être ponctuel,
•Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
• Capacités organisationnelles et autonomie
• Sens du contact et de l’écoute avec le public
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
FORMATIONS/QUALIFICATION
Formation dans le domaine du secrétariat et / ou de la comptabilité.
Diplôme de niveau IV ou V.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DES CADRES DE LA DIRECTION DE L EDUCATION