MAIRIE DE GORGES
Postée il y a 12 heures
L’agent recruté aura pour missions principales :
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Informer les usagers des procédures à réaliser et transmettre les formulaires administratifs correspondants.
- Instruire et constituer les actes d’état-civil : naissance, reconnaissance et décès
- Assurer la gestion des locations des salles municipales (validation des réservations des salles, établissements des contrats, gestion des états des lieux) en lien avec le service technique.
- Assurer la gestion du courrier de la boite mail, du suivi des messages déposés.
- Recueillir les doléances des administrés et les retransmettre aux services concernés
- Assurer le suivi, la mise à jour des fichiers et des documents, et des doléances du marché hebdomadaire
- Assurer les formalités liées à la délivrance des actes d’état-civil
- Gérer le recensement militaire
- Assurer en cas de besoin le secrétariat du directeur général
- Tri, classement et archivage de documents
Savoir-Faire
- Accueil physique et téléphonique du public
. Renseignement et orientation du public ;
. Gestion et affichage d’informations ;
. Recevoir et orienter les demandes
. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
. Rechercher et diffuser des informations
. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
. Conseiller les usagers et agents sur les procédures
. Rédiger des notes synthétiques
. Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
. Gestion des locations de salles.
- Etat civil
. Délivrance des actes d’état-civil
. Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, reconnaissances et décès)
Savoir-Etre
- Bonne connaissance des outils informatiques
- Connaissance juridique de base en matière d’état-civil
- Sens de l’accueil, du service public et du travail en équipe,
- Qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles,
- Rigueur, autonomie, polyvalence,
- Discrétion professionnelle
Formation - Expérience
- Expérience dans le domaine de l’accueil du public
- Expérience dans le domaine de l’état-civil indispensable
Contraintes et Environnement spécifiques du poste
- Participation aux opérations électorales (le dimanche)
- Permanence un samedi matin sur deux
- Présence très occasionnelle à des réunions le soir
La Commune de Gorges (5000 hab) recrute un agent contractuel pour un remplacement de congé maladie au service accueil, état-civil et affaires générales à temps complet.
CADRE STATUTAIRE :
Catégorie : C
Filière : administrative
Cadre d’emplois : adjoints administratifs territoriaux
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d’embauche : Hôtel de Ville
Service : État-civil – Affaires générales
Jours d’ouverture du service : du lundi au vendredi (9h00-12h00 et 13h30-17h30)
permanence 1 samedi/2 de 9h00 à 12h00
Durée du contrat : 6 mois