COMMUNAUTE DE COMMUNES SEVRE ET LOIRE
Postée il y a 17 heures
Apporter une aide quotidienne et être facilitateur(trice) auprès des directrices et des
services
- Apporter une aide permanente, dynamique et adaptée aux directrices en termes
d’organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d’information,
d’accueil, de suivi de dossiers et de classement
- Contribuer avec bienveillance et fiabilité à une organisation fluide et efficace, en
s’autorisant par exemple à avoir un rôle d’alerte ou savoir anticiper les actions à mener
- Gérer les agendas en prenant en compte les impératifs définis par les directrices et les
services
- Organiser et planifier des réunions, en assurant un suivi adapté : alerte, envoi de
convocation, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles, de matériel et éléments
de convivialité…
- Saisir et/ou rédiger différents documents administratifs : courriers, ordre du jour, compte rendu, bilan d’activités…
- Recevoir, filtrer et transmettre des appels téléphoniques et des accueils physiques à
l’échelle des Pôles ; renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
- Assurer des missions d’assistante de service les équipes du pôle AAT
- Préparer et passer des commandes (fournitures administratives, équipements et mobilier...) pour les services en recensant les besoins, en recherchant à rationaliser et optimiser les achats et en s’assurant du bon circuit de validation
o Assurer la préparation et le suivi des instances, des actes administratifs
- Contribuer à la bonne compréhension du déroulement, du planning, des actes
nécessaires, et à la préparation des documents pour les instances (Commissions, Bureau
Communautaire, Conseil Communautaire, Conseil d’Administration de l’EPA SSIAD Sèvre
et Loire…)
- Procéder à la rédaction et la gestion administrative des arrêtés, des décisions et
délibérations ainsi que leurs pièces annexes : signature, télétransmission, notification.
Préparer l’ordre du jour, la note explicative et les annexes du Conseil d’Administration de
l’EPA SSIAD Sèvre et Loire, rédiger le Procès-Verbal, les délibérations et diffuser les
documents nécessaires en lien avec la Directrice des Solidarités
Apporter un appui au sein ou en dehors des pôles
- Participer activement et être force de proposition au sein de la communauté des
assistantes pour harmoniser les pratiques, favoriser la bonne circulation de l’information
- Se remplacer et se soutenir dans un esprit de continuité de service, d’amélioration des
process et de solidarité
- Assurer des remplacements ponctuels à l’accueil général de la collectivité ou auprès des
assistantes des autres directions.
- Contribuer de façon conviviale à l’esprit d’équipe et à la qualité de vie au travail
- Être à l’écoute en s’adaptant aux divers modes de communication, tout en sachant
relayer l’information et en étant au contact quotidien des équipes des Pôles
- Assurer la diffusion d’informations et contribuer à l’amélioration de l’organisation de la
collectivité, des espaces de travail
- S’investir dans les événements organisés par les Pôles et/ou la collectivité
SAVOIR FAIRE
- Formation ou expérience d’Assistante de Direction
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode (connaissances en organisation et de
gestion du temps de travail)
- Connaissance des instances de décisions institutionnelles
- Capacités à s’adapter au changement, au rythme de travail, à la diversité et transversalité
des sujets (gestion du temps, organisation et planification des priorités, force de proposition)
- Capacité à être autonome tout en s’intégrant dans une équipe
- Garantir l’image de la collectivité
- Techniques rédactionnelles et expression orale de qualité (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Esprit de synthèse, capacité à retranscrire
- Outils bureautiques, tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Maitrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales très appréciée
SAVOIR ETRE
- Aisance relationnelle, source de convivialité et d’optimisme
- Esprit coopératif et solidaire
- Diplomatie
- Sens de la discrétion
- Capacité à créer et faire du lien
- Qualité d’écoute et de médiation, en toute subtilité
- Autonomie
- Savoir être réactif et proactif
- Sens du service public
LA COMMUNAUTE DE COMMUNES SEVRE & LOIRE
RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) DES POLES (H/F)
Temps complet
Adjoint administratif
Territoire situé en périphérie nantaise, la Communauté de communes Sèvre & Loire est née au 1er janvier 2017 de la fusion des Communautés de communes Loire-Divatte et de Vallet. Elle comprend 50 000 habitants, 11 communes, 280 agents. L’organisation des services de l’intercommunalité se déploie en 5 pôles (ressources, animation du territoire, aménagement et attractivité du territoire, environnement et patrimoine, et solidarités).
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Aménagement & Attractivité du Territoire (AAT) et de la Directrice des Solidarités, l’assistant(e) aura à coeur de contribuer à la dynamique collective et à la fluidité des informations au sein des pôles et du site de l’Espace Loire.
Vous intégrez une communauté d’assistant.e.s expérimenté.e.s et autonome de 4 personnes à l’échelle de l’ensemble des services.
Afin de garantir un travail transversal, il conviendra de tisser une collaboration agile et fluide avec les élus, les assistant(e)s de pôles, les services et les directrices.