Perpignan Méditerranée Métropole
Postée il y a 24 heures
Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements du Directeur (ordres de mission, gestion frais de déplacements...)
Assistance administrative du Directeur
Apporter un appui administratif, au quotidien, au Directeur
Rechercher des informations
Appeler des correspondants,
Rédiger et transmettre des courriers
Préparer des éléments et dossiers nécessaires
Accueil physique et téléphonique de la direction
Renseigner les interlocuteurs et si nécessaire, relayer vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Organisation et planification des réunions
Organiser des réunions et préparer les dossiers avant réunion
Rédiger les ordres du jour
Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus de réunions
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier
Réaliser la saisie de documents de forme et de contenu divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'information
Communiquer des informations à l'ensemble des services en transversalité,
Participation au fonctionnement global de la direction
Assurer la gestion du courrier
Assister administrativement les chefs de services et agents de la direction dans leurs missions quotidiennes (gestion des congés)
Activités spécifiques
Gestion comptable
Elaborer les engagements de dépenses et de recettes dans le logiciel ASTRE après validation du directeur
Liquider les dépenses et les recettes après certification des agents de la direction
Suivre le paiement des factures (respect des délais, complétude des pièces à adresser au service Comptabilité, etc.)
Activité budgétaire
Saisir le budget dans le logiciel ASTRE sur propositions du directeur
Savoirs
Maîtrise des logiciels bureautiques et comptables
Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu
Règles de syntaxe, d'orthographe et de grammaire
Techniques de secrétariat et de comptabilité
Techniques et outils de communication
Techniques de recherche documentaire
Techniques de classement et d'archivage
Maîtrise des circuits et procédures administratives et financières des collectivités territoriales
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Règles de l'expression écrite et orale de qualité
Techniques de médiation
Savoir faire
Gérer un standard téléphonique - rédiger des documents, procédures et actes administratifs et comptables
- classer - archiver - sens de l'organisation et de la méthode - s'exprimer correctement oralement et par écrit - faire preuve d'esprit d'équipe - assurer un reporting auprès de sa hiérarchie -
Etablir une relation de confiance avec le cadre assisté
Savoir être
Organisé - méthodique - autonome - polyvalent - à l'écoute - réactif - efficace - rigoureux - qualités relationnelles - discret - garant de l'image de la personne assistée
Apporter une aide permanente au Directeur, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Participer à l'organisation pratique de la Direction.