Postée il y a 14 heures
Principales :
Assistante du directeur en charge de la mise en œuvre des mesures synergiques de travail
transversal entre les services, action directe sur les agents de chaque service.
Interface pour et avec le directeur dans la recherche de priorisation des missions
d'assistance de direction au profit des services (internes et externes)
Marchés publics et autres contrats de la commande publique :
- Elabore et assure la transmission des dossiers de marché au contrôle de légalité ainsi que
la notification des marchés aux entreprises attributaires et de la sécurisation des
procédures d'attribution
- Relecture des rapports d'analyse des offres
- Participe à la préparation des grilles d'analyse et des Procès-Verbaux de la CAO
- Prépare les courriers de rejet des offres, d'attribution, notification
- Veille à la participation des membres de la CAO (quorum), lien avec le secrétariat des élus
pour s'en assurer
-Organisation des autres commissions (CDSPL, CDSP,...)
- Rédaction des rapports de présentation
- Publication des avis d'attribution sur le profil acheteur
- Transmission des marchés notifiés au service d'exécution comptable pour enregistrement
dans le logiciel + transmission des marchés aux services porteurs une fois notifiés
- Enregistrement des délibérations rendues exécutoires du Conseil municipal dans les
dossiers de marché
Bilans :
- Participe à l'instruction du bilan économique des marchés
- Elaboration de l'état des marchés conclus en relation avec les chargés de marchés
- Suivi des tableaux de bord : marchés notifiés / marchés inférieurs à 90 K € et transmission
en tant que de besoin à la Direction Générale
Relations de travail et partenariales :
- Participe à la réunion de direction
- Participe à la réunion du service Commande Publique
Secondaires :
Accueil
- Gère les appels téléphoniques de la DACP
- Accueille les partenaires institutionnels et municipaux
Gestion des plannings
- Participe à la gestion de l'agenda du directeur et des chefs de service
- Participe à la planification et à l'organisation des réunions
- Gère la réservation des salles de réunion
- Assiste les responsables dans l'organisation de la commission d'Appel d'Offres
- Gestion des plannings de congés
Gestion des marchés et des autres contrats de la commande publique :
- A titre exceptionnel (hausse d'activité, absence de chargés de marchés...), transmission
des questions et réponses aux entreprises sur la plateforme Maximilien
- Téléchargement des plis sur Maximilien
Courrier :
- Assure le dépouillement et le tri du courrier de la DACP
- Enregistre et assure le suivi du courrier de la DACP
- Frappe les courriers, notes, comptes rendus de réunions émanant des cadres de la
direction
Activités diverses :
- Photocopies, Classement, Archivage
- Commande des fournitures et des consommables
- Gestion des pannes des moyens de reproductions, et scanner....
- Recherche de dossiers de consultation des entreprise
CONDITION DU POSTE
* Cadre d'emploi catégorie C
* Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT)
* Poste à pourvoir dès que possible
* Lieu de travail : 72 rue Henri Barbusse AUBERVILLIERS
* Secret professionnel et obligation de réserve
* Prise en charge mutuelle
* 15 jours de RTT + 25 jours de congés annuels
* Salaire en fonction des grilles Fonction Publique Territoriale + primes (SFT , primes semestrielles, primes sur objectifs...
* Participation au transport (75%)
Diplôme CAP/BAC
Expérience d'au moins 1 an sur poste similaire appréciée
Sens du service public
Esprit d'équipe, sens de l'écoute, disponibilité, organisation ...
Bonne connaissance de logiciel métier : Sedit marianne finances (e-marchés, e-factures, e-budget),
Applications informatiques locales sur Acces, logiciel délibérations
Missions principales :
Rattaché à la Direction des Achats et de la Commande Publique, l'agent placé sous l'autorité du Directeur, a pour mission principale d'assister le directeur, les services en charge des achats et de la commande publique ainsi que le suivi administratif au sein de la Direction.