Vos missions
Assurer l’accueil téléphonique et physique en interne et en externe
Gérer le planning
Planifier, organiser les réunions du directeur et préparer les dossiers
Préparer l’ordre du jour et assurer le suivi des réunions de direction
Gérer, suivre et enregistrer le courrier de la direction et assurer sa diffusion
Gérer et suivre les circuits des parapheurs et des différentes fiches liées aux procédures de la collectivité
Gérer la boîte mail du directeur
Assurer les tâches administratives générales
Assurer le secrétariat de la Commission Organique Patrimoine Immobilier Départemental
Commander et gérer les fournitures de bureau et petits matériels pour les besoins de la direction
Les conditions à remplir pour postuler:
Connaître les missions principales, l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Connaître les missions et l’organisation de la direction de la gestion immobilière et foncière
Savoir prendre des notes, rédiger des lettres, des comptes-rendu
Savoir maîtriser les outils informatiques (suite Open Office, Elise, Airsdélib, Drive…)
Savoir traiter les appels téléphoniques
Connaître les règles et procédures internes concernant le secrétariat, notamment celles liées à la diffusion des courriers, la signature du courrier et la transmission des parapheurs et éléments dématérialisés
Assistant de direction (F/H)
Il assiste le directeur de la gestion immobilière et foncière dans l’organisation de ses activités et organise la circulation de l’information avec les collaborateurs ou partenaires, internes et externes, de la direction.
Le poste :
Nature de l’emploi : statutaire ou contractuel
Localisation : Toulon
Référence du poste : 838-02
Qui sommes-nous ?
La direction de la gestion immobilière et foncière gère le patrimoine foncier et immobilier du département dans un souci d’optimisation et de rationalisation.