Postée il y a 12 heures
Rattaché.e à la responsable de la Formation Continue, vous participez au bon déroulement des formations auprès des responsables pédagogiques, des intervenants et des auditeurs, vous les accompagnez principalement sur les aspects logistiques liés à la formation continue.
ACTIVITES PRINCIPALES D'ACCUEIL
- Processus d'admission des auditeurs aux programmes de formation (5%)
- Contribuer à l'organisation de l'accueil des candidats (préparation des entretiens d'admission - préparation des kits de bienvenue lors du 1er jour de formation)
- Préparer les dossiers des candidats à l'intention des jurys d'admission
- Accueil et logistique des formations (80%)
- Réserver les traiteurs et autres prestataires d'accueil (si nécessaire) avec établissement de devis en coordination avec la gestionnaire administrative de la Formation Continue
- Imprimer, transmettre et éventuellement faire signer des documents en lien avec l'accueil des formations (listes d'émargement, attestation de présence)
- Transmettre par mail le programme des journées de formation aux auditeurs et intervenants en amont
- Assurer la bonne production des documents remis aux auditeurs en relation avec les services techniques de Sciences Po Lille (en autonomie ou en lien avec le service de la reprographie selon les documents)
- Contribuer à l'organisation des formations dans l'école par une mission de logistique :
o Réservation des salles avec l'outil interne de l'école (CELCAT)
o Mise en place des salles à l'avance des formations
o Fléchage des salles
o Maintien des salles de formation en état le plus propre possible
o Mise en place des salles pour le petit-déjeuner et le déjeuner
o Rangement et remise en ordre des salles utilisées par la formation continue (formation, déjeuner, cocktail, etc.)
Une permanence pendant les formations est souhaitée pour en assurer le bon déroulement et la qualité optimale de l'accueil
AUTRES ACTIVITES (5%)
- Contribuer, par une mission d'accueil (mise en place, maintien des espaces en état professionnel, enregistrement ou direction des participants) à l'organisation des évènements dans et hors de l'école pour la promotion des programmes de Formation Continue (after-works ; petits déjeuners thématiques, conférences, cérémonie de remise des diplômes, etc.)
ACTIVITES ADMINISTRATIVES (10%)
- Contribuer à la création et au suivi de la plateforme pédagogique Moodle : dépôt des documents pédagogiques par formation.
- Assurer le suivi des présences / absences
- Contribuer à la création et au suivi d'évaluations à transmettre aux auditeurs.
CONDITIONS PARTICULIERES
- Lieu d'affectation : Sciences Po Lille, 9 rue Angellier 59000 LILLE et 23 rue Inkermann (3 jours par semaine à partir d'octobre 2025). (Métro République Beaux-Arts),
- Possibilité de déplacement dans les Hauts-de-France pour accompagner les actions de formation (ponctuel)
- Possibilité d'accueil de formations le samedi et en soirée (ponctuel)
- Temps de travail : 37h20 par semaine
- Congés : 3.75 jours/mois
TYPE DE RECRUTEMENT
- Recrutement d'un agent contractuel de catégorie C jusqu'au 31/08/2025 (contrat renouvelable)
- Prise de poste : dès que possible
MODALITES DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature, constitué d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae, doit être envoyé avant le 7 mars 2025, à l'attention de Monsieur Jean-Louis Bergez - Directeur général des services de Sciences Po Lille
Fiche de poste à retrouver ici : https://www.sciencespo-lille.eu/decouvrir/sciences-po-lille-recrute
Experience: Débutant accepté
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.