Les deux missions principales seront :
→ Accueil du Pôle Petite enfance (public et professionnels)
→ Gestionnaire administrative Petite enfance
Vos activités principales :
Missions générales liées à l'Accueil Petite enfance :
- Accueil physique et téléphonique, information et communication auprès des familles
- Prise de rendez-vous avec les familles pour les demandes de préinscription, pour le RAM, pour les directrices de crèche et pour la coordinatrice petite enfance
- Mise à jour des dossiers de pré inscriptions dans le logiciel métier
- Orienter les familles vers les professionnels petite enfance en fonction de leurs missions
- Recueillir et gérer les informations du Pôle petite enfance
- Transmettre des informations et lien avec le Portail accueil famille
- Rédiger les courriers administratifs vers les usagers
- Participer à la préparation et au suivi des Commissions d'attribution : courriers aux familles, actualisation des données, tableaux de suivi, .
- Assurer le suivi des courriers destinés aux administrés, aux partenaires .
- Recueillir et transmettre les informations ascendantes et descendantes
- Tenir à jour la liste des contacts partenaires, usagers, collègues
Missions liées à l'activité administrative de la Direction Petite Enfance
- Gérer le courrier (réception, orientation, mise sous pli, départ)
- Rédiger les courriers adressés aux familles ainsi qu'aux organismes extérieurs
- Assurer le suivi des actes administratifs (convocations, conventions, décisions .) en lien avec la coordinatrice et la direction du CCAS
- Assurer le suivi des conventions avec les divers partenaires
- Participer et suivre les activités et projets du service Accueil et coordination
- Participer à l'organisation et planifier les réunions et évènements de la direction Petite Enfance
- Elaborer et suivre le planning de l'accueil de stagiaires dans les structures d'accueil
- Enregistrer et assurer le suivi des candidatures spontanées
- Assurer le classement des dossiers et des courriers du service accueil et leur archivage
Missions liées à la gestion de prestations Petite Enfance
- Assurer le suivi des tableaux de bord
- Mettre à jour les indicateurs et les statistiques
- Aider à l'archivage
- Assister les directrices dans l'organisation des élections des représentants au conseil de crèche (fourniture du matériel électoral, courriers, .)
- Participer à la préparation administrative des conseils de crèche et à la finalisation du compte-rendu
- Assister les directrices dans la gestion (commandes, facturation, bilan, .)
- Gérer la régie Petite enfance
Conditions de travail :
- Horaires de travail :
- Horaires spécifiques : 8h30 -12h30 et 13h30 17h lundi mardi mercredi / jeudi: 8h30 -12h30 13h30-18h30 et vendredi : 8h30 -12h30 13h30-16h
- Et horaires pouvant être variables en fonction des nécessité de service
- Liaisons fonctionnelles :
- Coopération avec la coordinatrice Petite Enfance, les responsables des autres structures et les collègues Petite Enfance
- Relations avec les acteurs de la vie sociale
- Relations fonctionnelles avec les différents services du CCAS, de la Mairie et de Bordeaux-métropole
- Relations avec les familles
Exigences requises :
- Profil : Formation en administration des Collectivités territoriales
- Compétences techniques :
- Connaissance du fonctionnement du CCAS et de la petite enfance
- Maitrise des outils bureautiques et informatiques
- Qualités rédactionnelles et capacité d'adaptation
- Compétences relationnelles :
- Aptitude à l'écoute, à l'accueil
- Discrétion et sens des relations humaines
- Etre autonome, efficace, organisé et méthodique
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.