L'assistant(e) est amené(e) à épauler l'assistante du chef de service (CDS) en réalisant une partie de ses tâches quotidiennes administratives, des comptes rendus de réunion et en réalisant l'écriture et la mise en forme des documents générés par le CDS.
Ces actions s'inscrivent dans un cadre défini et dans le respect de la qualité attendue et les délais demandés.
- Réaliser la gestion administrative des intérimaires (relation avec l'agence d'intérim, diffusion puis envoi des feuilles d'heures, envoi et rédaction des documents liés aux contrats.)
- Rédiger les comptes rendus de réunion et participer à la rédaction des différents documents émis par le CDS et son assistante (rapports de test, documents qualités, tableaux, schémas.)
- Gérer l'affichage des autorisations d'accès
- Assurer le suivi administratif des non conformités du service
- Assurer l'assistanat complet du CDS pendant les absences de l'assistante (gestions de l'information, du planning, de la communication)
- Participer à la rédaction des pièces / paragraphes des dossiers techniques (garantir la cohérence entre les différents paragraphes)
- Participer à la rédaction des analyses de risques (réalisation des liens des risques avec la documentation, garantir la cohérence de présentation et rédaction, donner un avis critique)
Votre profil :
- De formation Bac, BTS en secrétariat ou technique, assistanat de direction ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire
- Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre rigueur, votre autonomie et votre esprit d'équipe
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et avez envie de contribuer à la bonne marche d'une équipe conviviale
- Votre réactivité et votre capacité à gérer efficacement les imprévus dans le respect des règles seront un atout
- Vous avez un bon niveau d'anglais (B2 minimum)
Experience: 2 An(s)
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Langues: Anglais exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Fabrication d'autres produits chimiques n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Langues: Anglais exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Fabrication d'autres produits chimiques n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.