• Gestion de l’équipe :
o Vérifier l’organisation du travail des agents de gestion
o Assurer le planning et le suivi des agents.
o Organiser et animer des réunions de suivi avec les services enfance, restauration, scolaire ou conservatoire.
• Formation et accompagnement :
o Assurer la formation des agents de gestion sur les processus, outils et procédures.
o Accompagner les agents dans l’utilisation du logiciel de gestion.
o Garantir la conformité des pratiques et procédures au sein des structures.
• Gestion de la facturation :
o Garantir le bon déroulé du processus de facturation : vérifier les éléments de facturation, contrôler les étapes assurées par les agents, valider l’achèvement du processus.
o Assurer le suivi des anomalies et des litiges relatifs aux factures en lien avec les familles.
o Gestion des impayés et mis en place des tableaux de suivi
• Mise à jour et rédaction des procédures :
o Rédiger et mettre à jour les procédures de gestion de la facturation et du suivi administratif des enfants dans les structures.
• Amélioration du logiciel de gestion :
o Participer à l’évolution du logiciel de gestion en fonction des besoins (évolutions réglementaires, demandes internes).
o Proposer des améliorations du système et garantir son adéquation avec les attentes des utilisateurs.
• Gestion des subventions :
o Assurer la collecte des informations nécessaires à la CAF.
• Suivi statistique et reporting :
o Élaborer les statistiques nécessaires au pilotage des structures : taux d’occupation, taux de facturation, données départementales, statistiques Filoué.
o Assurer le suivi des tableaux spécifiques (handicap, aides du Département, réception courrier).
• Archivage et gestion documentaire :
o Garantir l’archivage des documents liés à la facturation et aux dossiers administratifs des enfants dans les structures.
• Gestion de l’accueil et management des deux agents en charge de l’accueil.
• Compétences techniques :
o Maîtrise des processus de facturation, des outils bureautiques et du logiciel de gestion
o Connaissance des règles et procédures administratives
o Compétences en gestion budgétaire et en élaboration de rapports statistiques.
o Connaissance des normes d’archivage et de gestion documentaire.
• Compétences personnelles :
o Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des tâches.
o Capacités managériales et d’accompagnement d’équipe.
o Sens du service public et bonne gestion des relations avec les familles et les différents acteurs.
o Aptitude à résoudre des conflits et à gérer des situations complexes.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Durée hebdomadaire de travail : 37h30 / Flexibilité des horaires selon les besoins du service
Lieux : mairie annexe Monique SAILLET
Sous la responsabilité du DGA Vie Locale, le responsable du pôle facturation a pour mission de superviser et organiser les activités de facturation liées à la gestion des prestations municipales en veillant à la conformité des processus, à l’accompagnement des agents. Il a la responsabilité de l’organisation de l’accueil Monique Saillet et de ces deux agents.